Khi một nhân viên mới bắt đầu làm việc, bạn nên gửi email giới thiệu cho các thành viên trong nhóm của họ và các nhân viên khác. Bằng cách đó, họ sẽ biết rằng họ có đồng nghiệp mới, cho dù người đó ở cùng cơ sở với họ, ở địa điểm khác hay làm việc từ xa. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhân viên mới bắt đầu cảm thấy mình là một phần của nhóm ngay lập tức, đồng thời cho những người khác biết về những thay đổi trong nhóm. Bạn cũng nên gửi email giới thiệu cho khách hàng nếu nhân viên mới sẽ làm việc trực tiếp với họ.
Email giới thiệu nhân viên mới tới đồng nghiệp
Người giám sát trực tiếp của nhân viên mới thường là người gửi email giới thiệu tới những người sẽ làm việc trực tiếp với cá nhân đó. Loại tin nhắn này cũng có thể được gửi bởi tổng giám đốc, giám đốc điều hành hoặc người đứng đầu bộ phận nhân sự. Sử dụng ngôn ngữ như vậy để cho nhân viên biết rằng họ có đồng nghiệp mới.
- Dòng chủ đề:Chào mừng Thành viên mới của nhóm [Điền Họ và Tên]
- Body: Đội, Hãy cùng tôi chào mừng [Insert First and Last Name] đến với đội của chúng tôi. [Chèn Tên] đến với chúng tôi từ [chèn thông tin về lý lịch của cá nhân, chẳng hạn như nơi họ đã làm việc trước đây, điều gì đó thú vị về trình độ chuyên môn của họ và/hoặc nơi họ đã học]. [Chèn tên] sẽ hoạt động với tư cách là [chèn chức danh] và sẽ được giao cho [dự án]. Đội ngũ tuyệt vời của chúng tôi sẽ còn mạnh mẽ hơn nữa khi [chèn Tên] tham gia. Tôi rất mong tất cả chúng ta cùng nhau hoàn thành những điều tuyệt vời.
Tin nhắn này phải được gửi một ngày trước khi nhân viên mới bắt đầu hoặc vào ngày làm việc đầu tiên của họ. Nếu nó được gửi vào ngày làm việc đầu tiên, hãy sao chép nhân viên mới vào tin nhắn.
Thông báo thú vị về nhân viên mới cho đồng nghiệp
Nếu bạn muốn áp dụng một cách tiếp cận thú vị hơn để giới thiệu các thành viên mới trong nhóm với đồng nghiệp, bạn luôn có thể tạo ra một trò chơi từ đó. Hãy cân nhắc việc thêm một trò chơi phá băng như Hai sự thật và một trò chơi xây dựng đội nhóm nói dối. Cách tiếp cận này vượt xa giới thiệu và thu hút các thành viên trong nhóm tương tác với nhân viên mới.
- Dòng chủ đề:Đoán xem ai sẽ tham gia đội?
- Body: Đội, Thật là một ngày tuyệt vời tại [điền Tên công ty]! Hôm nay, [Chèn Họ và Tên] tham gia [chèn tên nhóm cụ thể], làm việc với tư cách là một(n) [chèn chức danh công việc].[Chèn Tên] có [cung cấp thông tin về lý lịch của cá nhân, chẳng hạn như số năm kinh nghiệm, bằng cấp, v.v.]. [Tên] cũng thích [bao gồm một số thông tin thú vị về người đó, chẳng hạn như sở thích hoặc hoạt động giải trí ưa thích]. Bây giờ bạn đã tìm hiểu một chút về thành viên mới trong nhóm của mình, hãy xem liệu bạn có thể hiểu đúng điều này không: thông tin nào về [chèn Tên] là đúng và thông tin nào là dối trá? Chia sẻ suy nghĩ của bạn tại đây: [Chèn liên kết tới cuộc thăm dò ý kiến]. Giữ nguyên! [Tên] sẽ tiết lộ sự thật vào ngày mai!
Liên kết thăm dò ý kiến nên được thiết lập để nhân viên có thể chọn trong số ba thông tin được chia sẻ bởi nhân viên mới, hai trong số đó là đúng, một trong số đó là không và tất cả đều có vẻ như có khả năng hoặc không thể xảy ra. Ví dụ: các lựa chọn có thể là những thứ như, tôi đã một mình hạ gục một nhóm chăn nuôi chó con, tôi là Thây ma trong tập đầu tiên của Xác sống, tôi đã sống ở mọi lục địa, tôi đã trồng 250 cây cà chua vào mùa hè năm ngoái, Tôi đã cắm trại RV ở khu vực Greater Manhattan, v.v. Sau khi mọi người bỏ phiếu, thành viên mới trong nhóm nên gửi email tiếp theo kèm theo câu trả lời và một vài câu về việc rất vui khi được tham gia nhóm.
Giới thiệu nhân viên mới với khách hàng
Khi đầu mối liên hệ chính của khách hàng hoặc một thành viên chủ chốt khác trong nhóm có liên hệ trực tiếp với khách hàng thay đổi, điều quan trọng là phải gửi email giới thiệu. Làm như vậy sẽ giúp khách hàng không bị bất ngờ trước sự thay đổi nhân sự, đồng thời mở đường cho người mới thành công. Email mẫu bên dưới có thể được sử dụng cho một nhân viên mới hoặc một người đã làm việc cho công ty của bạn một thời gian nhưng mới đối với khách hàng.
- Dòng chủ đề: Giới thiệu [Thêm Họ và Tên], [Chèn chức danh]
- Body: [Tên khách hàng], Như mọi khi, cảm ơn bạn đã quan tâm. Tôi liên hệ để thông báo cho bạn biết rằng [chèn Họ và Tên] đã được chỉ định làm việc trực tiếp với bạn. [Chèn tên] là một(n) [chèn chức danh] tại [chèn tên công ty] và sẽ làm việc trực tiếp với bạn về [chèn những gì người đó sẽ làm, chẳng hạn như điền đơn đặt hàng, cung cấp giá cả, đào tạo, cung cấp hỗ trợ khách hàng, v.v.]. [Chèn tên] có [bao gồm thông tin cơ bản, chẳng hạn như kinh nghiệm liên quan, thông tin xác thực, v.v.]. Như mọi khi, sự hài lòng hoàn toàn của bạn là mục tiêu của [chèn Tên], cũng như trường hợp của mọi người tại [chèn Tên Công ty]. [Insert First Name] sẽ liên hệ để sắp xếp một cuộc họp trong tuần tới. Trong thời gian chờ đợi, vui lòng liên hệ với [chèn Tên] hoặc tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc nhu cầu nào.
Loại tin nhắn này phải đến từ người giám sát nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng, chẳng hạn như giám đốc bán hàng hoặc trưởng bộ phận dịch vụ khách hàng. Sao chép nhân viên đã được gán vào tài khoản của khách hàng để khách hàng có địa chỉ email của cá nhân đó. Ngoài ra, bạn có thể gửi thư giới thiệu đầy đủ qua thư thông thường hoặc dưới dạng tệp đính kèm email.
Tạo tiền đề cho sự thành công của nhân viên mới
Chủ động giới thiệu các thành viên trong nhóm với đồng nghiệp và/hoặc khách hàng mà họ sẽ làm việc cùng là một cách tuyệt vời để tạo tiền đề cho họ thành công. Đây phải là một phần của quy trình với mỗi lần tuyển dụng mới, cũng như khi ai đó mới được giao vai trò giao tiếp với khách hàng.
