Cung cấp cho nhân viên phản hồi về cách họ thực hiện công việc là một phần quan trọng trong vai trò của mọi người quản lý. Ở nhiều công ty, người giám sát phải định kỳ cung cấp cho nhân viên bản đánh giá hiệu suất chính thức bằng văn bản. Cho dù công ty bạn sử dụng loại hình đánh giá nhân viên nào, rất có thể phản hồi tường thuật là cần thiết. Mặc dù việc tìm đúng từ để sử dụng có thể khó khăn nhưng các cụm từ mẫu được cung cấp ở đây có thể giúp bạn bắt đầu.
Phản hồi tích cực
Một khía cạnh của việc đánh giá hiệu suất của nhân viên liên quan đến việc cung cấp phản hồi tích cực về những điều mà mỗi thành viên trong nhóm đặc biệt làm tốt. Lời khen ngợi phải cụ thể và liên quan đến các yếu tố then chốt tạo nên thành công trong công việc. Vui lòng sử dụng các cụm từ được liệt kê ở đây nếu thích hợp hoặc sử dụng chúng làm điểm khởi đầu để suy nghĩ các cách khác để truyền đạt ý nghĩa mà bạn muốn chia sẻ.
Hiệu suất công việc tích cực
Thay vì chỉ nói với nhân viên rằng hiệu suất của họ ngang bằng như thế nào, hãy xác định những điểm mạnh cụ thể đáng được khen ngợi. Hãy xem xét các ví dụ sau:
- Luôn đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn công việc hoặc yêu cầu về hiệu suất
- Hoàn thành công việc chất lượng cao một cách kịp thời
- Sự chú ý đến từng chi tiết vượt trội giúp công việc luôn không có lỗi
- Thể hiện sự thông thạo đặc biệt về kỹ năng và yêu cầu công việc
Giao tiếp xuất sắc
Hãy thử cách diễn đạt mẫu này để bày tỏ sự đánh giá cao về kỹ năng giao tiếp của nhân viên:
- Chủ động truyền đạt mối quan ngại của mình với đồng nghiệp và quản lý
- Thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe phản hồi và ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp và quản lý
- Thể hiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp mạnh mẽ khi gặp trực tiếp, qua điện thoại và bằng văn bản
- Truyền đạt rõ ràng nhu cầu và mong đợi với các nhà cung cấp dịch vụ nội bộ
Giải quyết vấn đề xuất sắc
Ví dụ về các cụm từ tập trung vào việc khen ngợi nhân viên về kỹ năng giải quyết vấn đề của họ bao gồm:
- Tìm kiếm giải pháp độc đáo cho các tình huống thử thách
- Có khả năng nhìn xa hơn để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề
- Mở ra những cách giải quyết vấn đề mới
- Có khả năng xác định và khắc phục sự cố một cách hiệu quả
Trở thành người chơi đồng đội
Hãy cân nhắc những điều này khi nói để khen ngợi nhân viên vì đã nỗ lực vượt lên trên tinh thần đồng đội:
- Ưu tiên nhu cầu và lợi ích của nhóm lên trên mục tiêu cá nhân
- Đảm bảo các thành viên trong nhóm được tham gia vào các dự án bằng cách thu hút ý kiến đóng góp và phản hồi từ mỗi người
- Hợp tác hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm
- Thường xuyên hỗ trợ các thành viên trong nhóm ít kinh nghiệm
Phản hồi tập trung vào cải tiến/sửa chữa
Tất nhiên, không ai là hoàn hảo. Ngoài việc khen ngợi nhân viên về những lĩnh vực họ xuất sắc, quá trình đánh giá hiệu suất cũng yêu cầu cung cấp phản hồi tập trung vào việc cải thiện hiệu suất. Hãy nhớ rằng loại phản hồi này cần phải mang tính xây dựng, có nghĩa là nó cần dẫn đến một cuộc trò chuyện về cách nhân viên có thể cải thiện thay vì chỉ khiến họ cảm thấy bị chỉ trích.
Hiệu suất công việc dưới mức trung bình
Khi hiệu suất công việc của nhân viên không đạt mức tương đương, điều quan trọng là phải thông báo rõ ràng về điểm yếu và đưa ra hướng khắc phục. Hãy cân nhắc việc mở đầu chủ đề bằng cách diễn đạt như thế này:
- Tỷ lệ lỗi vượt tiêu chuẩn cho phép đối với công việc từ lần X đến lần Y
- Khối lượng công việc hoàn thành không phù hợp với phạm vi sản xuất yêu cầu của A - B
- Thời gian hoàn thành công việc vượt quá mong đợi dựa trên thời gian làm việc
- Báo cáo trải nghiệm của khách hàng cho thấy sự sai lệch so với yêu cầu của công ty
Giao tiếp kém hiệu quả
Khi nhân viên cần trợ giúp về kỹ năng giao tiếp, hãy thử những cụm từ này làm điểm khởi đầu để phát triển phản hồi khắc phục:
- Cần chủ động cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm về tiến độ dự án
- Đảm bảo giọng điệu có lợi cho việc xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp khi giao tiếp với đồng nghiệp
- Hãy siêng năng cập nhật cho ban quản lý về tiến độ công việc
- Cần phát triển kỹ năng thuyết trình để điều hành cuộc họp hiệu quả
Giải quyết vấn đề không hiệu quả
Khi nhân viên dường như có thể làm theo hướng dẫn và nhận lệnh nhưng không thể đưa ra các giải pháp độc đáo, họ có thể cần phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ hơn. Hãy xem xét các cụm từ phản hồi như sau:
- Cần thể hiện sự chủ động trong việc xác định giải pháp khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch
- Khi chỉ ra vấn đề, cần nỗ lực xác định và đề xuất các giải pháp tiềm năng
- Điều tra những nguyên nhân có thể khiến vấn đề phát triển thay vì yêu cầu trợ giúp ngay lập tức
- Tích cực tham gia giải quyết vấn đề thay vì yêu cầu quản lý hoặc thành viên trong nhóm sửa chữa mọi thứ cho bạn
Quá hướng về tôi
Khi hành vi của một nhân viên đến mức không thể dùng cụm từ "người chơi trong nhóm" để mô tả cá nhân, thì người đó có thể thiên về "tôi" hơn mức phù hợp với môi trường làm việc. Thay vì yêu cầu người đó trở thành một người làm việc nhóm tốt hơn, hãy cân nhắc đưa ra những gợi ý để thay đổi sự tập trung của họ từ "tôi" sang "chúng ta".
- Sẽ được hưởng lợi từ việc áp dụng cách tiếp cận hợp tác hơn đối với các dự án và nhiệm vụ
- Cân nhắc sử dụng ngôn ngữ hòa nhập hơn để kết nối đồng nghiệp trong các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc của bộ phận hoặc nhóm
- Có thể hỏi ý kiến đồng nghiệp và thực sự lắng nghe những gì họ nói, ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình đã biết câu trả lời
- Hãy cân nhắc điều gì là tốt nhất cho nhóm trước khi tiếp cận công việc theo cách bạn muốn
Chuẩn bị đưa ra phản hồi hiệu quả của nhân viên
Đây chỉ là một vài cụm từ giúp bạn bắt đầu cung cấp cho nhân viên của mình những đánh giá hiệu quả và mạnh mẽ. Để có ý nghĩa, thông tin bạn chia sẻ với nhân viên khi đến lúc đánh giá hiệu suất của họ cần phải chu đáo và tập trung vào điểm mạnh và điểm yếu của họ cũng như các yêu cầu cụ thể của công việc. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm để chuẩn bị đánh giá nhân viên của mình, bạn có thể thấy hữu ích khi xem lại một số mẫu đánh giá nhân viên đã hoàn thành. Mặc dù hoàn cảnh của mỗi nhân viên là khác nhau, nhưng việc xem xét các biểu mẫu đã hoàn thành đầy đủ có thể khiến nhiệm vụ bạn sắp thực hiện có vẻ bớt khó khăn hơn nhiều.
