Mặc dù tất cả các hội nghị kinh doanh thường bao gồm nhiều diễn giả thảo luận về các chủ đề mà người tham dự quan tâm, nhưng những sự kiện hay nhất lại kết hợp nhiều loại hoạt động khác nhau. Đảm bảo rằng sự kiện tiếp theo mà bạn đang lên kế hoạch sẽ thành công bằng cách bao gồm các tùy chọn sẽ thu hút tất cả các phân khúc đối tượng mục tiêu.
Diễn giả chính
Các diễn giả chính có thể là một điểm thu hút lớn đối với những người tham dự hội nghị. Đây thường là những bài thuyết trình trong phiên họp chung, nghĩa là không có diễn giả nào khác tổ chức phiên họp cùng lúc. Các chủ đề này thường vượt xa tiêu chuẩn phát triển nghề nghiệp tiêu chuẩn, mang lại nguồn cảm hứng hoặc những hiểu biết độc đáo. Mặc dù người thuyết trình chính có thể được lên lịch bất cứ lúc nào nhưng họ thường được đặt trước cho buổi đầu tiên và buổi cuối cùng tại một hội nghị.
Tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của sự kiện, một số nhóm mời những người nổi tiếng hoặc những cá nhân nổi tiếng khác làm diễn giả chính. Ví dụ: Dan Rather là diễn giả chính của HR Florida vào năm 2016 và Malala Yousafzai sẽ phát biểu tại Hội nghị & Triển lãm năm 2018 của Hiệp hội Quản lý Nhân sự (SHRM). Các tổ chức nhỏ hơn thường đặt chỗ những người nổi tiếng ở địa phương hoặc diễn giả truyền động lực cho những buổi này. Bạn có thể tìm các diễn giả chính thông qua các tổ chức như Hiệp hội Diễn giả Quốc gia hoặc Big Speak.
Phiên đột phá
Buổi đột phá là các chương trình giáo dục được tổ chức suốt cả ngày tại các sự kiện hội nghị kinh doanh. Hơn nữa, một phiên được lên lịch cùng lúc, để cho phép người tham dự lựa chọn từ nhiều chủ đề khác nhau để họ có thể tùy chỉnh lịch trình của mình ở một mức độ nào đó. Hãy cân nhắc việc đăng ký các chuyên gia thành công trong lĩnh vực của bạn, các chuyên gia tư vấn và đào tạo trong ngành, đại diện cơ quan chính phủ và các chuyên gia khác cho các vị trí phát biểu quan trọng. Hãy cân nhắc việc kêu gọi diễn giả trên trang web của tổ chức bạn để khuyến khích những người quan tâm đến việc đóng góp gửi đề xuất.
Khi lên lịch cho các diễn giả đột phá, điều quan trọng là phải đưa ra nhiều chủ đề đa dạng và dàn trải các chủ đề để mọi người có thể tham dự các chương trình thu hút sự quan tâm của họ. Ví dụ: nếu bạn có hai diễn giả liên quan đến kế toán, hãy sắp xếp họ vào những thời điểm khác nhau để những người quan tâm nhất đến kế toán có cơ hội tham dự cả hai. Đưa ra nhiều chủ đề khác nhau cùng một lúc, chẳng hạn như tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng, để những người tham dự không quan tâm đến kế toán cũng có nhiều lựa chọn.
Phiên động não
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tham dự hội nghị là cơ hội gặp gỡ và giao lưu với những chuyên gia có cùng chí hướng. Hãy cân nhắc dành thời gian trong chương trình làm việc cho các buổi động não cụ thể về các chủ đề cụ thể. Ví dụ: bạn có thể chặn một số phiên thảo luận nhóm thành các cuộc thảo luận bàn tròn về các chủ đề nóng có liên quan đến người tham dự. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các khu vực chỗ ngồi trong sảnh của địa điểm để dành cho các cuộc thảo luận về các mối quan tâm đặc biệt vào những thời điểm khác nhau trong ngày. Những người tham dự muốn tìm hiểu thêm về suy nghĩ của người khác về các chủ đề được chỉ định sẽ đánh giá cao việc có cơ hội tham gia vào những hoạt động như thế này.
Bán lẻ
Hội nghị thường có các cửa hàng bán lẻ di động, nơi người tham dự có thể mua các mặt hàng có thương hiệu mà hiệp hội tài trợ cung cấp, chẳng hạn như áo phông, bút, danh mục đầu tư, v.v. Các cửa hàng bán lẻ này cũng thường bán sách do các tác giả phát biểu tại sự kiện viết. Nếu nhóm của bạn không thể đầu tư vào số lượng lớn hàng tồn kho, chỉ cần cung cấp một số mặt hàng trưng bày mà người tham dự có thể đặt hàng tại sự kiện để bạn vận chuyển đến nhà hoặc văn phòng của họ. Họ có thể sẽ đánh giá cao việc không phải mang theo hoặc đóng gói đồ đạc để mang về nhà, vì vậy, bạn có thể thấy rằng mình bán được nhiều hàng hơn theo cách này.
Ký sách
Nói về các tác giả, một ý tưởng hay là lên lịch ký tặng sách cho các diễn giả đã xuất bản sách trong sự kiện. Nói chung, tốt nhất nên tổ chức buổi ký tặng sách của một tác giả cụ thể ngay sau bài phát biểu của cá nhân đó, vì những người tham dự hào hứng với bài thuyết trình của cá nhân đó có thể trực tiếp đến buổi ký tặng để mua sách để ký. Điều này có thể giúp nhóm của bạn tăng doanh số bán sách và nó cũng khiến cơ hội phát biểu tại sự kiện của bạn trở nên đặc biệt hấp dẫn đối với các tác giả.
Triển lãm Thương mại
Hầu hết các hội nghị kinh doanh đều bao gồm phần triển lãm thương mại, bao gồm việc dành một khu vực để các nhà cung cấp và nhà tài trợ có thể dựng gian hàng để trưng bày sản phẩm và dịch vụ của họ để đổi lấy một khoản phí. Số tiền thu được từ phí liên quan đến việc tham gia triển lãm thương mại có thể giúp trang trải chi phí tổ chức sự kiện tổng thể và cũng giúp tổ chức lập kế hoạch kiếm được doanh thu để hỗ trợ hoạt động của mình.
Đối với một số hội nghị, triển lãm thương mại vẫn mở cửa liên tục, trong khi ở những hội nghị khác, khu vực gian hàng triển lãm chỉ dành cho người tham dự trong thời gian phiên họp không diễn ra. Mỗi nhà triển lãm được chỉ định một không gian gian hàng cụ thể nơi họ trưng bày để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của mình. Họ phân công các thành viên trong nhóm làm nhân viên tại các gian hàng và tương tác với những người tham dự. Hầu hết đều phân phát tài liệu về sản phẩm và cung cấp một số loại quà tặng (thường là quà tặng quảng cáo hoặc đồ ăn nhẹ), cũng như thu thập thông tin liên hệ từ những người tham dự để sử dụng cho mục đích tiếp thị trong tương lai.
Đấu giá im lặng
Nếu hội nghị của bạn là một hoạt động gây quỹ lớn cho nhóm tài trợ hoặc hiệp hội khác, hãy cân nhắc tổ chức một cuộc đấu giá im lặng. Điều này liên quan đến việc thu thập các vật phẩm quyên góp mà người tham dự có thể đấu giá trong một khoảng thời gian nhất định trong hội nghị. Sau khi kết thúc đấu thầu, người trả giá cao nhất cho mỗi mặt hàng sẽ "thắng" - nghĩa là họ sẽ mua mặt hàng đó. Những người tham gia sẽ có thời gian mua sắm và cạnh tranh vui vẻ, đặc biệt nếu họ nhận được một số món hời lớn và tổ chức được hưởng thêm nguồn doanh thu từ sự kiện.
Thức ăn: Bữa chính và bữa phụ
Ẩm thực là một phần quan trọng của bất kỳ sự kiện hội nghị nào! Rất có thể bạn sẽ cần mua các bữa ăn và đồ ăn nhẹ từ trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc địa điểm khác nơi sự kiện sẽ được tổ chức. Bạn nên lên kế hoạch ăn sáng nhẹ vào buổi sáng nếu sự kiện bắt đầu sớm trong ngày, bữa trưa theo đĩa hoặc buffet và đồ ăn nhẹ buổi chiều. Một số sự kiện còn bao gồm bữa tối trong một hoặc nhiều đêm, đặc biệt nếu có lễ trao giải hoặc bài thuyết trình quan trọng vào buổi tối đặc biệt.
Khi đặt thực đơn, hãy đảm bảo có nhiều lựa chọn khác nhau để giải quyết các hạn chế về chế độ ăn uống đặc biệt. Nếu bạn cung cấp các món ăn tự chọn, hãy đảm bảo rằng có những lựa chọn dành cho những người không thể (hoặc chọn không) ăn những thứ như gluten, đường, lúa mì, các loại hạt hoặc thịt. Bạn cũng nên có sẵn các lựa chọn cho những người theo lối sống thuần chay. Nếu bạn phục vụ bữa ăn theo đĩa, hãy cho phép người tham dự lựa chọn bữa ăn phù hợp với cách ăn của họ. Một cách để làm điều này là đưa một phần vào mẫu đăng ký nơi người tham gia có thể chỉ định các hạn chế về chế độ ăn uống hoặc đặt các yêu cầu đặc biệt.
Tiệc đón khởi động
Cân nhắc tổ chức tiệc chiêu đãi khai mạc vào đêm đầu tiên của hội nghị, tập trung vào việc thu hút người tham gia sự kiện và quảng bá những người ủng hộ (nhà cung cấp và nhà tài trợ). Ý tưởng là tổ chức một sự kiện thú vị mà mọi người mong muốn được tham dự và điều đó sẽ giúp họ có cơ hội giao lưu với những người tham dự khác một cách có hệ thống.
Những buổi chiêu đãi này thường được tổ chức trên sàn triển lãm thương mại, mang đến cho người tham dự cái nhìn đầu tiên về các nhà triển lãm trong một khung cảnh thoải mái, nơi phục vụ đồ ăn và đồ uống. Điều này tạo ra lợi ích giá trị gia tăng cho các nhà cung cấp và nhà tài trợ trả tiền để có gian hàng triển lãm vì những buổi chiêu đãi này thường có sự tham gia đông đảo của những người tham gia hội nghị.
Bạn có thể tìm một nhà tài trợ để bảo lãnh chi phí cho loại sự kiện này để đổi lấy việc cân nhắc quảng cáo. Nếu bạn định phục vụ rượu tại quầy lễ tân, hãy cân nhắc việc tặng cho mỗi người tham dự một số phiếu đồ uống nhất định để họ có thể nhận được một số đồ uống miễn phí. Điều này sẽ giúp kiểm soát chi phí và giảm thiểu các vấn đề trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn khác. Không tính phí đồ ăn hoặc các loại đồ uống khác.
Kết nối xã hội
Bạn nên kết hợp thêm những cách thân mật để người tham dự kết nối với nhau và giao lưu một cách thoải mái. Ví dụ: bạn có thể bao gồm một Tweetup cho phép mọi người kết nối với nhau một cách vui vẻ đồng thời nâng cao sự hiện diện trên mạng xã hội của sự kiện. Chọn thẻ bắt đầu bằngchính thức cho sự kiện để người tham dự có thể chia sẻ trải nghiệm của họ trực tuyến.
Bạn cũng nên cho phép người tham dự đăng ký tham gia vào các sự kiện nhóm mà họ sẽ tự chi trả, chẳng hạn như các bữa ăn tại một số loại nhà hàng nhất định, với các diễn giả hoặc tác giả có tác phẩm được nêu bật tại sự kiện hoặc để ngắm cảnh địa phương. Điều này đặc biệt có lợi cho những người không tham dự cùng những người khác mà họ biết vì nó cung cấp cho họ một cách để làm quen với những người tham dự khác và tham gia vào khu vực địa phương mà không cần phải tự mình mạo hiểm.
Giải trí
Giải trí có thể là một tính năng bổ sung tuyệt vời cho các hội nghị lớn, đặc biệt là những hội nghị kéo dài nhiều ngày. Một số hội nghị kéo dài nhiều ngày bao gồm các sự kiện ngoài giờ như buổi hòa nhạc, biểu diễn hài kịch hoặc các bữa tiệc mà người tham gia có thể tham dự. Vé vào cửa cho người tham dự phải được bao gồm trong phí đăng ký sự kiện tổng thể, mặc dù vậy, có lẽ bạn cũng nên cho phép họ mua vé bổ sung chỉ dành cho (các) phần tập trung vào giải trí. Bằng cách đó, những người đi công tác có thể mang theo bạn bè hoặc thành viên gia đình đi cùng để đưa những người bạn đồng hành của họ tham gia những loại sự kiện này.
Nhóm tập luyện
Có thể khó theo kịp thói quen tập luyện của bạn khi bạn đi dự hội nghị ở xa. Sẽ rất hữu ích khi người tổ chức sự kiện công bố lịch trình các hoạt động luyện công nhóm được tổ chức. Ví dụ: bạn có thể nhờ một thành viên ủy ban quen thuộc với khu vực địa phương tổ chức các cuộc đi bộ hoặc chạy hàng ngày hoặc dành một khu vực tại địa điểm để tổ chức các lớp thể dục nhóm cho những người muốn tham gia.
Giải thưởng cửa người tham dự
Mọi người thích giành chiến thắng, vì vậy sẽ rất tuyệt nếu cung cấp các cách để người tham dự đăng ký và giành giải thưởng tại cửa trong sự kiện. Bạn có thể bao gồm các giải thưởng tại cửa do tổ chức tài trợ cung cấp cũng như các vật phẩm do nhà cung cấp đóng góp. Ví dụ: một số nhóm có thể trao giải thưởng lớn bằng tiền mặt (do tổ chức hoặc nhà tài trợ tài trợ), cùng với các giải thưởng nhỏ hơn do các nhà triển lãm triển lãm thương mại tặng.
Nhiều nhóm quản lý quy trình trao giải thưởng tại cửa bằng cách cung cấp cho người tham dự thẻ bingo có tên của từng nhà tài trợ hoặc một số nhà cung cấp đầu tiên đăng ký và thanh toán. Người tham dự phải đến các gian hàng được chỉ định để lấy tem hoặc chữ ký độc đáo, sau đó các thẻ đã hoàn thành sẽ được đưa vào rút thăm. Thẻ được rút vào một thời điểm xác định trước (thường là vào cuối ngày), với giải thưởng được trao cho những người tham gia tham dự.
Tại một số sự kiện, các nhà cung cấp có giải thưởng tại cửa sẽ trao giải bằng cách thu thập danh thiếp từ người tham dự hoặc quét mã vạch từ huy hiệu của họ.
Giải thưởng cửa triển lãm
Một số nhóm cũng trao giải thưởng tại cửa cho các nhà triển lãm như một cách để thu hút hơn nữa các cá nhân và công ty cung cấp hỗ trợ tài chính cho hội nghị. Một lựa chọn là rút tên một hoặc hai nhà triển lãm để nhận được gian hàng miễn phí cho sự kiện năm sau. Bạn cũng có thể cân nhắc việc vẽ tên đại diện của nhà cung cấp để trao những giải thưởng thú vị mà họ sẽ thích nhận. Họ sẽ đánh giá cao điều đó và điều đó có thể giúp họ kêu gọi người sử dụng lao động tham gia vào năm tới!
Đánh giá
Điều quan trọng là nhận được phản hồi từ những người tham dự năm nay, cũng như các nhà cung cấp và nhà tài trợ. Cung cấp cách thức để tất cả những người liên quan hoàn thành mẫu đánh giá. Bạn có thể phân phát các đánh giá trên giấy tại sự kiện hoặc theo dõi bằng cách gửi bản khảo sát trong vòng vài ngày. Cho dù bạn yêu cầu phản hồi như thế nào thì điều quan trọng là bạn phải làm như vậy! Điều quan trọng là bạn phải lắng nghe! Công bố kết quả và ghi nhận những phản hồi mà bạn cân nhắc khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện năm sau.
Chúc một hội nghị tuyệt vời
Mặc dù đây không phải là danh sách đầy đủ về mọi loại hoạt động có thể có trong hội nghị nhưng đây là điểm khởi đầu tuyệt vời. Xem xét những ý tưởng này và khuyến khích những người khác tham gia lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn cũng làm như vậy. Sử dụng những gì bạn học được để chọn một số hoạt động và làm điểm khởi đầu để nghĩ ra những ý tưởng khác có thể giúp làm cho sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn hơn nữa đối với khán giả mục tiêu. Có rất nhiều hội nghị diễn ra ở đó, vì vậy điều quan trọng là phải thực hiện các bước để đảm bảo rằng hội nghị của bạn cung cấp các cơ hội và nguồn lực phát triển nghề nghiệp có giá trị cũng như một số niềm vui.
