Biểu mẫu W-9 của Sở Thuế Vụ (IRS) có tiêu đề "Yêu cầu cấp Mã số và Chứng nhận Người nộp thuế". Tài liệu IRS này được thiết kế để thu thập thông tin thuế cơ bản từ một số người nộp thuế nhất định, có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Mục đích của Mẫu W-9
Đầu tiên và quan trọng nhất, W-9 cung cấp cho công ty thông tin cơ bản về người nộp thuế mà công ty hợp tác kinh doanh. Nó cho phép họ báo cáo số tiền được trả cho người nộp thuế cho các dịch vụ được cung cấp cho IRS. Công dân Hoa Kỳ và các cá nhân, công ty, tổ chức tín thác, quỹ tín thác và các loại tổ chức kinh doanh khác không bị khấu trừ thuế từ thu nhập của họ phải hoàn thành mẫu W-9, trong khi người nước ngoài không thường trú hoặc cá nhân nước ngoài sẽ điền Mẫu W-8 thay thế.
Nếu người nộp thuế không điền và gửi lại W-9 hoặc cung cấp mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN) không chính xác hoặc không đầy đủ, thì mọi khoản tiền trả cho người nộp thuế có thể bị khấu lưu dự phòng. Trong tình huống này, công ty sẽ giữ lại 28% thu nhập của người nộp thuế và gửi phần bị giữ lại cho IRS. Đây là cách cơ quan liên bang đảm bảo rằng các khoản thuế phù hợp được nộp, ngay cả khi người nộp thuế không được xác định chính xác.
Khi nào cần có W-9?
Một doanh nghiệp cần nhận được W-9 từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty nào mà doanh nghiệp đó cần phải nộp tờ khai thông tin cho IRS. Ví dụ: một doanh nghiệp thuê một nhà thầu độc lập để thiết kế trang web mới của công ty có thể sẽ cần phải gửi biểu mẫu 1099-MISC với IRS để báo cáo số tiền họ đã trả cho nhà thiết kế web.
Để nộp 1099-MISC hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần thông tin nhận dạng của nhà thầu - tên, TIN, địa chỉ, v.v. Doanh nghiệp sẽ cần thu thập mẫu W-9 từ nhà thầu để có được thông tin đó. Tương tự, các doanh nghiệp thường yêu cầu biểu mẫu W-9 từ các nhà cung cấp của công ty để họ có thông tin cần thiết để báo cáo chi phí kinh doanh theo yêu cầu của IRS.
Lưu giữ hồ sơ W-9
Giống như hầu hết các tài liệu thuế, doanh nghiệp nên giữ bản sao của tất cả các biểu mẫu W-9 trong ít nhất ba năm sau khi nộp tờ khai thuế liên quan cuối cùng (hoặc ngày đến hạn của tờ khai, nếu muộn hơn). Trong ví dụ trên, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng với nhà thiết kế web vào năm 2017 và anh ta đã hoàn thành công việc của mình trước cuối năm thì doanh nghiệp phải giữ mẫu W-9 của anh ta ít nhất cho đến ngày 16 tháng 4 năm 2021 (giả sử doanh nghiệp đã nộp đơn năm 2017). khai thuế ngày 15/04/2018).
Cách hoàn thành biểu mẫu W-9
W-9 thực tế khá ngắn và tương đối đơn giản. Nó bao gồm ba phần chính: thông tin cá nhân, TIN và chứng nhận.
Phần thông tin cá nhân dành cho cá nhân
Ở dòng 1, cá nhân nộp thuế phải cung cấp tên của mình giống như trên tờ khai thuế. Mặc dù về mặt kỹ thuật họ là một thực thể kinh doanh nhưng chủ sở hữu duy nhất phải ghi tên pháp lý của mình trong phần này.
Chủ sở hữu duy nhất lặp lại tên của họ ở dòng thứ hai, gọi 'Tên doanh nghiệp hoặc Tên pháp nhân bị coi thường'. Ở đây, họ đặt tên đầy đủ của mình và các chữ cái DBA, viết tắt của 'kinh doanh dưới dạng', theo sau là tên hư cấu của doanh nghiệp, nếu có. Ví dụ: nếu John Smith là chủ sở hữu duy nhất của Speedy Plumbing, anh ấy sẽ điền vào dòng đầu tiên là John Smith và dòng thứ hai là John Smith DBA Speedy Plumbing.
Tiếp theo, người nộp thuế đánh dấu vào ô 'Cá nhân/Sở hữu duy nhất', nằm bên dưới dòng tên. Người đóng thuế cũng phải cung cấp địa chỉ gửi thư của mình ở dòng 5 và 6. Thông tin của khách hàng có thể được đưa vào phía bên phải của biểu mẫu trong phần này, nhưng không bắt buộc.
Phần thông tin cá nhân dành cho doanh nghiệp
Các doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác phải ghi tên hợp pháp của mình (chính xác như tên xuất hiện trên tờ khai thuế của họ) ở dòng 1. Nếu doanh nghiệp cũng có tên thương mại hoặc DBA, tên đó sẽ ở dòng 2.
Tiếp theo, người nộp thuế đánh dấu vào ô cho biết cách phân loại thực thể kinh doanh theo cơ cấu pháp lý của nó. Bạn sẽ cần phải xác định xem thực thể đó có phải là công ty C, công ty S, Công ty hợp danh, Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), v.v.
Nếu doanh nghiệp là một LLC một thành viên, hãy chọn hộp 'Cá nhân/Sở hữu duy nhất' thay vì hộp 'LLC'. Các LLC đã chọn một hình thức đánh thuế thay thế (ví dụ: một LLC đã chọn bị đánh thuế là Công ty S) sẽ nhập mã phân loại thuế vào chỗ trống bên cạnh hộp kiểm LLC, như được hướng dẫn trong biểu mẫu.
Địa chỉ gửi thư chính của thực thể phải được cung cấp ở dòng 5 và 6. Địa chỉ của khách hàng cũng có thể được thêm vào khoảng trống bên phải phần địa chỉ gửi thư, nhưng không bắt buộc.
Miễn trừ
Hầu hết người đóng thuế sẽ để trống các khoảng trống ở dòng 4. Khoảng trống đầu tiên ở dòng 4 cho biết người nộp thuế được miễn thuế khấu lưu dự phòng. Các cá nhân và chủ sở hữu duy nhất hầu như sẽ không bao giờ được miễn thuế khấu lưu dự phòng, nhưng trong một số trường hợp nhất định, các công ty sẽ được miễn thuế. Mã và trường hợp của người nhận thanh toán được liệt kê trên trang thứ ba của W-9. nếu bạn đủ điều kiện cho một trong những điều kiện này, bạn sẽ đặt mã số thích hợp vào khoảng trống đầu tiên cho dòng 4.
Phần FATCA ở dòng 4 chỉ áp dụng nếu bạn nộp W-9 cho một tổ chức tài chính nước ngoài và bạn được miễn báo cáo Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài (FATCA). Trong tình huống đó, hãy xem lại danh sách mã và lý do trên trang thứ ba của biểu mẫu W-9 để xem bạn có đủ điều kiện hay không và đặt ký tự mã thích hợp vào khoảng trống FATCA ở dòng 4. Khi nghi ngờ, hãy hỏi tổ chức tài chính yêu cầu biểu mẫu xem bạn có nên điền vào chỗ trống này hay không.
Thông tin số tài khoản
Dòng cuối cùng trong phần thông tin cá nhân đề cập đến 'số tài khoản'. Tại đây, người nộp thuế liệt kê bất kỳ tài khoản nào họ có với IRS để hoàn trả các khoản thuế hoặc khoản trả trước cho các nghĩa vụ nghĩa vụ thuế dự kiến. Thông tin này là tùy chọn và thường phải để trống.
Mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN)
Phần TIN phải được điền bất kể người nộp thuế là cá nhân, chủ sở hữu duy nhất hay tổ chức kinh doanh.
- Cá nhân điền số an sinh xã hội của họ ở phía bên phải của biểu mẫu, trong các khoảng trống được cung cấp.
- Chủ sở hữu duy nhất và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có thể sử dụng số An sinh xã hội hoặc số nhận dạng chủ lao động (EIN), mặc dù IRS thích số An sinh xã hội hơn.
- Ngay cả khi một cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm về tổ chức, các loại tổ chức kinh doanh khác vẫn đặt EIN của họ vào các khoảng trống được cung cấp.
Phần chứng nhận
Trong phần này, người đóng thuế ký vào biểu mẫu và chứng thực rằng thông tin trong đó là đúng sự thật. Việc không cung cấp hoặc cố ý nộp thông tin sai lệch sẽ khiến người đóng thuế phải chịu hình phạt.
Tuân thủ W-9
Cho dù bạn là nhà thầu độc lập hay doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng hay nếu bạn là công ty thuê các cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh cung cấp dịch vụ thì biểu mẫu W-9 rất quan trọng để tuân thủ thuế. Hãy tìm lời khuyên chuyên nghiệp từ chuyên gia thuế có trình độ nếu bạn có hoàn cảnh đặc biệt hoặc không chắc chắn liệu bạn có cần điền hay yêu cầu biểu mẫu này hay không.
