Bạn có cần viết thư yêu cầu thanh toán không? Mặc dù việc liên hệ với khách hàng và yêu cầu họ thanh toán các hóa đơn quá hạn là điều khó chịu nhưng đó là điều mà những người sở hữu và quản lý doanh nghiệp chắc chắn phải làm đôi khi. Để sử dụng mẫu thư được cung cấp ở đây, chỉ cần nhấp vào hình ảnh bên dưới. Tài liệu sẽ mở dưới dạng tệp PDF mà sau đó bạn có thể chỉnh sửa, lưu và in nếu cần. Sử dụng hướng dẫn này cho các bản in Adobe nếu bạn cần hỗ trợ về cách sử dụng tài liệu này.
Thư yêu cầu thanh toán số tiền còn lại
Sử dụng mẫu này nếu bạn cần viết thư yêu cầu thanh toán số dư chưa thanh toán.
Thư yêu cầu thanh toán trước cho khách hàng
Sử dụng mẫu này trong trường hợp khách hàng đã ký hợp đồng với bạn để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán trước.
Thư yêu cầu giải phóng thanh toán
Sử dụng thư mẫu này làm điểm bắt đầu để yêu cầu giải phóng khoản thanh toán đang được giữ trong ký quỹ chờ hoàn thành giao dịch.
Mẹo viết thư yêu cầu thanh toán
Mặc dù bạn nên điều chỉnh thông tin trong mẫu cho phù hợp với tình huống của mình nhưng điều quan trọng là phải sử dụng giọng điệu phù hợp và đảm bảo rằng tài liệu được định dạng chuyên nghiệp.
Sử dụng giọng điệu phù hợp
Khi gửi thư cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu thanh toán, điều cần thiết là truyền đạt quan điểm của bạn rõ ràng nhất có thể trong khi vẫn duy trì giọng điệu tích cực, chuyên nghiệp. Đừng gửi yêu cầu đầu tiên hoặc thứ hai tiêu cực đến mức khách hàng cảm thấy bị tấn công. Nếu giọng điệu quá gay gắt, khách hàng có thể cảm thấy chẳng ích gì khi cố gắng tiếp tục mối quan hệ với doanh nghiệp của bạn. Khi điều đó xảy ra, có nguy cơ khách hàng sẽ chọn không thanh toán hóa đơn vì họ không quan tâm đến việc duy trì mối quan hệ.
Sử dụng định dạng chuyên nghiệp
Sử dụng tiêu đề thư của công ty và định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn nếu bạn gửi thư yêu cầu thanh toán qua thư hoặc fax. Tùy thuộc vào thủ tục trao đổi thư từ của công ty bạn, việc bạn chuyển thư qua email cũng có thể được chấp nhận. Nếu vậy, tốt hơn hết bạn nên đưa bức thư vào phần nội dung của email thay vì dưới dạng tệp đính kèm. Không cần thiết phải tạo mẫu tiêu đề thư cho email nhưng bạn nên đóng thư bằng chữ ký email chính thức của công ty mình.
Theo dõi
Nếu bạn gửi thư yêu cầu thanh toán trên tài khoản quá hạn và bạn không nhận được phản hồi từ người nhận trong vòng 30 ngày, hãy cân nhắc thực hiện một cuộc gọi điện thoại tiếp theo. Đối với bức thư, việc duy trì giọng điệu tích cực là điều thích hợp. Cố gắng nói chuyện trực tiếp với người chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn và xác nhận đã nhận được thư. Nếu bạn có thể nói chuyện với bên chịu trách nhiệm, hãy đề nghị xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng qua điện thoại hoặc trực tuyến. Nếu không, hãy hỏi khi nào bạn có thể nhận được khoản thanh toán. Ghi lại ngày tháng và gửi thư thanh toán trễ.
Thao tác bổ sung cho Bộ sưu tập
Nếu không nhận được khoản thanh toán như đã thỏa thuận, bạn sẽ cần chuyển tài khoản sang bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài khoản quá hạn của công ty bạn. Nếu hóa đơn vẫn chưa được thanh toán trong một thời gian dài, giọng điệu của các lá thư nhờ thu trong tương lai sẽ cần phải cứng rắn hơn, cuối cùng sẽ được chuyển cho cơ quan thu nợ nếu cần thiết. Mặc dù chắc chắn có những trường hợp cần phải thực hiện các biện pháp thu nợ cuối cùng nhưng bạn không nên làm như vậy cho đến khi đã sử dụng hết mọi cách có thể để giải quyết khoản thanh toán trễ một cách thân thiện. Cho đến khi bạn thực sự sẵn sàng gửi tài khoản để thu nợ hoặc thực hiện hành động pháp lý, đừng đề cập đến những hành động đó trong thư yêu cầu thanh toán với những người hoặc doanh nghiệp có tài khoản quá hạn.
