Nếu bạn gặp khó khăn khi quyết định cách yêu cầu điều gì đó bằng văn bản, việc xem lại thư yêu cầu mẫu là một cách tuyệt vời để lấy ý tưởng và cảm hứng. Thay vì nhìn chằm chằm vào màn hình trống và cố gắng tìm cách bắt đầu, hãy xem các chữ cái mẫu bên dưới.
8 Mẫu thư yêu cầu
Các mẫu thư yêu cầu bên dưới được cung cấp ở định dạng có thể in được để bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh văn bản cho mục đích riêng của mình. Chỉ cần nhấp vào hình ảnh và thư sẽ mở dưới dạng PDF mà bạn có thể chỉnh sửa, lưu và in. Nếu bạn cần trợ giúp tải xuống các bức thư, hãy xem các mẹo hữu ích này để làm việc với các bản in Adobe.
1. Yêu cầu của Nhà cung cấp về Vật liệu hoặc Thông tin
Khi bạn mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, đôi khi bạn nên gửi yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản. Bạn có thể sử dụng mẫu thư yêu cầu nguyên liệu hoặc thông tin cần thiết sau đây để yêu cầu nhà cung cấp gửi thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên liệu cần thiết.
2. Yêu cầu phản hồi của khách hàng
Với rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu khách hàng hoàn thành khảo sát về mức độ hài lòng, bạn có thể nhận thấy rằng mình sẽ nhận được kết quả tốt hơn nếu gửi thư trang trọng khi yêu cầu khách hàng đưa ra phản hồi. Sử dụng tài liệu mẫu này làm điểm bắt đầu cho yêu cầu của bạn.
3. Yêu cầu khách hàng viết đánh giá
Với việc người tiêu dùng phụ thuộc quá nhiều vào đánh giá để đưa ra quyết định mua hàng, bạn nên khuyến khích những khách hàng hài lòng chia sẻ trải nghiệm tích cực của họ trực tuyến. Gửi thư là một cách tôn trọng để đưa ra loại yêu cầu có thể truyền cảm hứng cho hành động. Sử dụng mẫu này để được hướng dẫn.
4. Mẫu thư yêu cầu tài liệu
Nếu bạn cần yêu cầu một bản sao của tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng thuê nhà đã ký, bảo hành hoặc loại hợp đồng khác, bạn nên gửi thư yêu cầu chính thức. Sử dụng mẫu này để giúp bạn bắt đầu.
5. Thư yêu cầu phỏng vấn
Nếu bạn muốn tìm hiểu về các cơ hội việc làm có thể có ở một công ty, việc gửi văn bản yêu cầu phỏng vấn cùng với sơ yếu lý lịch của bạn có thể là một cách hay để bắt đầu. Bức thư dưới đây là một ví dụ.
6. Thư yêu cầu tăng lương
Nếu bạn đã sẵn sàng yêu cầu tăng lương một cách chính thức, bạn nên gửi yêu cầu của mình bằng văn bản cho sếp. Hãy sử dụng thư mẫu này làm điểm bắt đầu và nhớ tùy chỉnh các điểm chính cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.
7. Thư kêu gọi quyên góp
Nếu bạn cần quyên góp, hãy sử dụng một trong những lá thư mẫu yêu cầu quyên góp này làm điểm bắt đầu. Bạn sẽ tìm thấy các phiên bản phù hợp với các loại yêu cầu quyên góp khác nhau, bao gồm yêu cầu cho các dự án cụ thể, quyên góp chung, tài trợ, v.v.
8. Yêu cầu Thư giới thiệu
Nếu bạn cần nhờ ai đó viết thư giới thiệu cho bạn một công việc, học bổng, giải thưởng hoặc tư cách thành viên trong một tổ chức, hãy sử dụng mẫu này cho yêu cầu thư giới thiệu. Nó cung cấp một cách tuyệt vời để bắt đầu, tuy nhiên, tất nhiên, bạn sẽ cần tùy chỉnh nó theo yêu cầu cụ thể của mình.
Mẹo chung khi viết thư yêu cầu
Bạn có thể tăng cơ hội người nhận thư đồng ý với những gì bạn yêu cầu họ làm bằng cách làm theo một số bước đơn giản để viết thư kinh doanh. Những gợi ý sau sẽ giúp bạn viết thư xin việc hiệu quả:
- Sử dụng định dạng thư kinh doanh phù hợp.
- Hãy đơn giản. Trong đoạn đầu tiên, hãy cho người nhận biết lý do bạn viết.
- Nếu thích hợp, hãy cung cấp cho người nhận thông tin thích hợp để giúp họ nhớ bạn là ai. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho một giáo sư cũ, hãy giải thích bạn học lớp nào và năm nào. Trong trường hợp viết thư cho người giám sát cũ, hãy nhắc nhở người đó khi bạn làm việc cùng họ. Những chi tiết này giúp người đọc biết họ biết bạn từ đâu.
- Giải thích ngắn gọn những gì bạn muốn người đọc làm. Nếu có thời hạn liên quan, hãy chia sẻ thông tin đó.
- Cung cấp cho người đọc tất cả thông tin họ cần để thực hiện yêu cầu của bạn.
- Kèm theo mọi tài liệu hỗ trợ mà người nhận có thể cần.
- Liệt kê thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ gửi thư, số điện thoại và địa chỉ e-mail trong nội dung thư. Yêu cầu người đọc liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về yêu cầu của bạn.
- Cảm ơn sự quan tâm của người đó.
- Kết thúc bức thư bằng cách sử dụng cách kết thúc thích hợp cho thư từ chuyên nghiệp.
Xem xét người đọc
Khi bạn viết thư yêu cầu, hãy đặt mình vào vị trí của người sẽ đọc nó. Điều này rất quan trọng cho dù bạn gửi thư yêu cầu cho nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên hay cá nhân khác. Đọc lại bản nháp thư của bạn để đảm bảo nó không có lỗi và có ý nghĩa như văn bản. Kiểm tra kỹ xem người đọc có cần thêm bất kỳ thông tin nào để quyết định xem họ có thể đồng ý với yêu cầu của bạn hay không. Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi gửi thư.
