Khi một nhân viên rời nhóm, điều quan trọng là phải thông báo cho đồng nghiệp của họ. Đôi khi thông báo có thể được giới hạn cho các thành viên trực tiếp trong nhóm của cá nhân đó, mặc dù trong một số trường hợp, việc cho mọi người trong công ty biết là điều hợp lý. Hãy xem xét chi tiết cụ thể của từng tình huống khi quyết định cách thông báo tốt nhất rằng ai đó sẽ rời công ty.
Thông báo nghỉ việc của nhân viên
Khi một nhân viên từ chức, tốt nhất bạn nên thông báo trước cho nhóm ngang hàng trực tiếp của cá nhân đó. Việc này có thể được thực hiện qua email hoặc dưới dạng thông báo trực tiếp của người quản lý trong cuộc họp, (nếu đã có một cuộc họp được lên lịch vào đúng thời điểm). Đây không phải là một tình huống đòi hỏi một cuộc họp đặc biệt. Giữ thông điệp đơn giản và chân thành. Nó phải được chia sẻ bởi người giám sát của nhân viên hoặc trưởng bộ phận.
- Văn bản email:Nhóm, tôi liên hệ để thông báo cho bạn biết rằng [Chèn họ và tên nhân viên] đã quyết định rời công ty. Chúng tôi chắc chắn đánh giá cao mọi thứ [insert First Name] đã làm với tư cách là thành viên trong nhóm của chúng tôi. Hãy cùng tôi chúc họ những lời chúc tốt đẹp nhất để tiếp tục thành công trong những nỗ lực trong tương lai. Ngày cuối cùng của họ với chúng tôi dự kiến sẽ là [chèn ngày].
- Thông báo về cuộc họp: Trước khi chúng ta chuyển sang chương trình làm việc của mình, tôi có một thông báo muốn đưa ra. [Chèn Họ và Tên Nhân Viên] đã quyết định rời khỏi công ty. Trong khi tất cả chúng ta cùng nhau, hãy cảm ơn [insert First Name] vì những đóng góp của họ cho nhóm.[Tạm dừng để nhận xét và/hoặc vỗ tay]. Kế hoạch là [insert First Name] sẽ ở bên chúng tôi cho đến [insert date], đây sẽ là ngày cuối cùng của họ.
Thông báo từ chức của quản lý
Khi người quản lý từ chức, điều quan trọng là phải thông báo cho đội ngũ trực tiếp của họ trước. Lý tưởng nhất là người quản lý sắp rời đi sẽ báo cáo với cấp dưới trực tiếp của họ, sau đó cấp trên sẽ gửi email để thông báo cho các nhân viên còn lại. Đối với thông báo báo cáo trực tiếp, người quản lý có thể triệu tập một cuộc họp đặc biệt hoặc gửi email.
- Cuộc họp báo cáo trực tiếp: Hôm nay tôi đã tập hợp cả nhóm lại để chia sẻ một số tin tức. Tôi muốn là người cho bạn biết rằng tôi đã quyết định rời công ty. Tôi tin tưởng rằng đội ngũ này sẽ tiếp tục làm tốt công việc với người quản lý tiếp theo, người sẽ sớm được chọn [hoặc ghi rõ họ tên nếu ai đó đã được thuê hoặc thăng chức]. Tôi sẽ ở đây cho đến hết [chèn ngày] để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Cảm ơn bạn rất nhiều cho công việc khó khăn của bạn; thật là một đặc ân khi được làm việc với bạn. Bạn có câu hỏi nào muốn hỏi không?
- Email báo cáo trực tiếp: Nhóm, tôi liên hệ để thông báo với bạn rằng tôi đã quyết định rời [điền tên công ty]. Tôi rất vui khi được làm việc với từng bạn và dẫn dắt đội này. Thông báo toàn công ty sẽ được gửi sau ngày hôm nay, nhưng tôi muốn đảm bảo rằng bạn đã nhận được tin này trực tiếp từ tôi. Tôi sẽ ở cùng nhóm cho đến [chèn ngày]. Tôi sẽ làm việc với bạn và đội ngũ lãnh đạo để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Nếu tôi có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho tôi biết.
Thông báo nghỉ việc của nhân viên không tự nguyện
Nếu một nhân viên bị sa thải, nhóm trực tiếp của họ cần được thông báo ngay lập tức, qua email hoặc gặp mặt trực tiếp nhanh chóng. Tùy thuộc vào vai trò của họ, điều này có thể là đủ. Đối với những nhân viên thuộc ban lãnh đạo hoặc điều hành, cách tốt nhất là gửi một thông điệp cho toàn công ty. Loại tin nhắn này phải trực tiếp và đi vào vấn đề. Nó không nên nêu rõ người đó đã bị sa thải hay bao gồm bất kỳ chi tiết nào.
- Cuộc họp ngẫu hứng: Tôi đã tập hợp các bạn lại để thông báo cho bạn biết rằng [Chèn Họ và Tên] không còn là nhân viên của [điền Tên Công ty]. Thay đổi này có hiệu lực ngay lập tức. Thông tin cụ thể về mức độ ảnh hưởng của khối lượng công việc của nhóm chúng tôi trong khi chúng tôi làm việc để thuê một thành viên mới trong nhóm sẽ được thảo luận sớm nhất có thể. Nếu bạn đang trong quá trình làm việc trên một dự án hoặc với một nhóm mà họ đã tham gia, vui lòng liên hệ với tôi sau cuộc họp này để cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự trợ giúp hoặc hướng dẫn nào về cách tiến lên phía trước vào thời điểm này. Nếu không, hãy xem email của bạn để biết thêm thông tin hoặc thông báo cuộc họp. Cảm ơn bạn đã quan tâm.
- Thông báo qua email: Nhóm, Mục đích của email này là để thông báo cho bạn biết rằng đã có sự thay đổi nhân sự. Có hiệu lực ngay lập tức, [Chèn Họ và Tên] không còn là nhân viên của [điền Tên Công ty]. Nếu sự ra đi của họ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp tục thực hiện bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện, vui lòng liên hệ với tôi hoặc người giám sát trực tiếp của bạn để thảo luận về cách tiến hành tốt nhất.
Tạm biệt đồng nghiệp cũ
Sau khi nhân viên được thông báo rằng một đồng nghiệp đã tự nguyện từ chức và sẽ đưa ra thông báo, rất có thể các thành viên trong nhóm đang ở lại sẽ muốn làm điều gì đó để đánh dấu sự ra đi của người đó. Họ có thể muốn tổ chức một buổi họp mặt đi chơi xa tại văn phòng hoặc ở một địa điểm bên ngoài cơ sở. Hoặc, họ chỉ đơn giản muốn chào tạm biệt đồng nghiệp trong một cuộc họp nhóm. Dù thế nào đi nữa, những tin nhắn chia tay mẫu dành cho ai đó sắp rời nơi làm việc có thể giúp họ biết nên nói gì.
