Việc đăng ký tài trợ cho các tổ chức phi lợi nhuận có thể có vẻ khó khăn nếu bạn chưa từng viết thư trước đây. Mặc dù bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng và thực hiện nghiên cứu của mình, nhưng việc viết tài trợ có thể là một quy trình đơn giản nếu bạn làm theo các bước truyền thống mà các nhà tài trợ phi lợi nhuận khác sử dụng để tài trợ thành công.
Xem lại thông tin tổ chức của bạn trước
Trước khi bắt đầu nộp đơn xin trợ cấp, bạn cần phải ngồi lại với ban giám đốc và nhân viên của mình và đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã sẵn sàng nộp đơn xin trợ cấp. Hầu hết các nhà tài trợ sẽ mong đợi một mức độ sẵn sàng nhất định từ một tổ chức trước khi họ xem xét tài trợ cho bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải chuẩn bị sẵn các khía cạnh sau của tổ chức trước khi bắt đầu quá trình viết văn bản cấp phép:
- Các thủ tục giấy tờ và tình trạng pháp lý của bạn với tư cách là tổ chức phi lợi nhuận 501c3 phải có sẵn, bao gồm thư xác định thuế của Sở Thuế Vụ, Điều lệ Thành lập và Nội quy.
- Hội đồng quản trị có ít nhất số lượng thành viên tối thiểu được quy định trong điều lệ.
- Một tuyên bố về sứ mệnh và tầm nhìn được trình bày rõ ràng.
- Khả năng sử dụng tiền trợ cấp nếu được tài trợ, có thể có nghĩa là nhân viên, tình nguyện viên và nhà thầu được trả lương, cũng như thiết bị và cơ sở vật chất, sẵn sàng hoạt động.
- Một tập hợp các quy trình tài chính được thiết lập để đảm bảo rằng tiền được sử dụng hợp lý với các thủ tục kế toán được chấp nhận chung.
Lưu ý rằng hiện nay nhiều nhà tài trợ có mẫu đơn đăng ký trực tuyến, vì vậy bạn sẽ cần có bản sao điện tử của tất cả các tài liệu này cũng như bản sao in.
Tài trợ để làm gì?
Bước quan trọng tiếp theo là có một chương trình hoặc dự án chuyên dụng mà bạn muốn tài trợ. Hầu hết các tổ chức và cơ quan tài trợ sẽ không cung cấp cho bạn tiền để sử dụng cho các chi phí hoạt động chung, mặc dù một số ít sẽ cung cấp "tiền ban đầu" cho các tổ chức phi lợi nhuận hoàn toàn mới. Khi viết một khoản tài trợ, bạn cần phải có một nhu cầu cụ thể về khoản tài trợ đó với các mục tiêu, mục đích và thời hạn được trình bày rõ ràng. Nếu bạn và hội đồng quản trị của bạn chưa xác định được điều này sẽ là gì và bạn gửi yêu cầu tài trợ chung thì cơ hội nhận được tài trợ của bạn là rất thấp. Tối thiểu chương trình của bạn phải có các mục tiêu SMART được trình bày rõ ràng, hấp dẫn và đáp ứng nhu cầu được thể hiện rõ ràng. Mục tiêu SMART là những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có giới hạn thời gian.
Viết đơn xin tài trợ của bạn
Sau khi bạn đã xác định được cơ cấu tổ chức của mình và có chương trình với các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn tài trợ, đã đến lúc bắt đầu quy trình đăng ký. Để tiết kiệm thời gian, nó sẽ giúp bạn chuẩn bị tất cả các thủ tục giấy tờ thông thường mà bạn sẽ được yêu cầu trong quá trình nộp đơn. Một số cơ quan và nhà tài trợ sẽ yêu cầu tài liệu bổ sung, nhưng ít nhất bạn có thể yêu cầu cung cấp:
- Bản sao Thư xác định thuế IRS của bạn
- Hồ sơ thuế đã kiểm toán hoặc biểu mẫu 990 từ năm trước nếu có
- Mô tả ngắn gọn về tổ chức của bạn, sứ mệnh của tổ chức cũng như các mục tiêu và tiến trình có thể đo lường được của dự án
- Yêu cầu tài trợ cụ thể sẽ bao gồm ngân sách chi tiết đơn hàng cho dự án cũng như thông tin về ngân sách tổng thể của bạn để chứng minh rằng tổ chức của bạn có thể hoạt động mà không cần tiền nếu cần
- Một kế hoạch gây quỹ được trình bày rõ ràng cho tương lai, vì hầu hết các nhà tài trợ sẽ muốn biết rằng bạn sẽ có thể tiếp tục chương trình sau khi họ đã tài trợ và bạn có thể tự mình huy động thêm tiền sau khi hết tiền tài trợ ra
- Mô tả kèm theo tiểu sử chuyên môn của bất kỳ nhân viên chủ chốt hoặc tình nguyện viên nào sẽ tham gia vào dự án
- Một số nhà tài trợ cũng có thể yêu cầu một bản sao Điều lệ Công ty, Nội quy và danh sách ban giám đốc của bạn cùng với thông tin lý lịch của họ
- Mặc dù không phải lúc nào cũng được yêu cầu, nhưng việc bao gồm thư hỗ trợ từ các thành viên trong cộng đồng, những người có thể chứng thực sự cần thiết của dự án được đề xuất, có thể giúp cung cấp thông tin cần thiết cho cơ quan tài trợ
- Trong một số trường hợp, tổ chức có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể như trình bày trên phương tiện truyền thông về chương trình của bạn, tài liệu quảng cáo về chương trình hoặc báo cáo thường niên.
Tổ chức tài trợ nghiên cứu
Một sai lầm lớn mà nhiều người viết tài trợ mới mắc phải là gửi yêu cầu tài trợ đến mọi nguồn tài trợ mà họ có thể tìm thấy mà không nhận được thêm thông tin. Hầu hết các quỹ và tổ chức tài trợ đều có những tiêu chí cụ thể cần phải đáp ứng để nhận được tài trợ.
- Họ có thể chuyên về một nhóm dân cư nhất định, chẳng hạn như phụ nữ và trẻ em hoặc một địa điểm cụ thể như khu vực Trung Đại Tây Dương.
- Những người khác chỉ tài trợ cho một số loại tổ chức phi lợi nhuận nhất định, chẳng hạn như nơi tạm trú cho người vô gia cư hoặc nhóm nhà thờ.
- Hầu hết các quỹ cũng chỉ cung cấp một loại hỗ trợ cụ thể, chẳng hạn như tài trợ để bắt đầu một chương trình mới hoặc cho các nhu cầu công nghệ.
- Một số ít cung cấp kinh phí hoạt động chung, nhưng những nhà tài trợ kiểu này rất khó tìm và thường nhận được rất nhiều yêu cầu nhiều hơn mức có thể được tài trợ.
Đảm bảo rằng các tổ chức mà bạn đăng ký sẽ quan tâm đến việc tài trợ cho chương trình của bạn và hỗ trợ nhóm đối tượng cụ thể của bạn trước khi bạn bắt đầu quá trình viết đơn xin tài trợ. Hầu hết các quỹ và tập đoàn sẽ có thông tin công khai về những người mà họ đã tài trợ trước đây, vì vậy việc xem xét các danh sách này có thể cho bạn ý tưởng hay về cách tổ chức của bạn phù hợp với kế hoạch tài trợ của họ.
Tìm kiếm nhà tài trợ tiềm năng
Tùy thuộc vào nơi bạn sống, thư viện địa phương của bạn có thể có các nguồn lực để tìm kiếm các tổ chức và tập đoàn địa phương và quốc gia cung cấp kinh phí. Nếu không, bạn có thể thực hiện hầu hết các nghiên cứu trực tuyến. Có một số trang web nơi bạn có thể tìm nhà tài trợ:
- Danh mục Quỹ trực tuyến cho phép bạn tra cứu các quỹ miễn phí bằng cách tìm kiếm theo tên quỹ, số EIN thuế, địa điểm hoặc phạm vi đô la để quyên góp. Nếu muốn có khả năng tìm kiếm mạnh mẽ hơn, bạn có thể trả tiền cho gói chuyên nghiệp của họ, gói này cũng bao gồm các quỹ công ty, tổ chức từ thiện công cộng và cơ quan chính phủ.
- Guidestar là trang web cho phép bạn tìm kiếm miễn phí sau khi bạn thiết lập tài khoản thông qua cơ sở dữ liệu quốc gia về các tổ chức phi lợi nhuận bao gồm các quỹ.
- FoundationSearch là trang web giúp các tổ chức phi lợi nhuận tìm nguồn tài trợ cho nhiều mức giá tùy thuộc vào tổ chức của bạn.
- Hội đồng Quỹ có danh mục Công cụ Định vị Quỹ Cộng đồng trên trang web của họ.
- Grant Advisor cho phép bạn tìm kiếm nhà tài trợ theo tiểu bang.
- GrantWatch là dịch vụ trả phí giúp bạn tìm kiếm cơ hội tài trợ. Bạn có thể đăng ký với giá $18 một tuần, $45 một tháng, $90 một quý hoặc $199 một năm.
- GrantStation là dịch vụ trả phí tương tự như GrantAdvisor. Thuê bao một năm là $139 hoặc $189 trong hai năm. Đăng ký bao gồm thông tin hữu ích về cách viết tài trợ cũng như danh mục nhà tài trợ.
Một cách khác để tìm các cơ quan và quỹ tài trợ là nói chuyện với United Way tại địa phương của bạn, họ có thể cho bạn biết về các quỹ gia đình địa phương không có trang web hoặc quảng cáo. Hãy kết nối với các tổ chức phi lợi nhuận khác và tìm hiểu xem họ nhận được nguồn tài trợ từ đâu. Họ không chỉ có thể giúp cung cấp cho bạn các nguồn tài trợ thông tin mà bạn còn có thể xây dựng liên minh với họ để hoạt động vì mục tiêu của bạn mà các nhà tài trợ thường rất ưu ái.
Sắp xếp trước khi viết
Sau khi bạn đã thực hiện nghiên cứu và tìm thấy một nhóm các tổ chức và công ty mà bạn muốn ứng tuyển, trước tiên bạn nên tạo một bảng tính. Bao gồm các cột về tên của nhà tài trợ, ngày hết hạn nộp đơn, bất kỳ tài liệu nào được yêu cầu và tiến độ cấp phép của bạn, bao gồm các cột kiểm tra để những người khác nhau xem xét khoản trợ cấp đã hoàn thành của bạn. Bạn nên nhờ ai đó chỉnh sửa bài viết của bạn để đảm bảo ngữ pháp chung và rõ ràng, cũng như nhờ một số nhân viên và thành viên hội đồng xem xét xem nó thể hiện rõ ràng nhu cầu của chương trình như thế nào.
Đọc hướng dẫn
Đây có vẻ như là một bước hiển nhiên nhưng lại là một bước quan trọng. Đảm bảo rằng bạn đã lập danh sách kiểm tra mọi tài liệu hỗ trợ mà nhà tài trợ yêu cầu. Đọc kỹ hướng dẫn của họ để bạn chắc chắn trả lời mọi câu hỏi được hỏi trong mẫu đơn đăng ký của họ. Bạn không muốn bỏ lỡ cơ hội nhận trợ cấp vì lỡ trả lời một câu hỏi quan trọng.
Nói chuyện với Tổ chức Cá nhân trong Đơn đăng ký của bạn
Mặc dù bạn có thể thấy rằng nhiều nhà tài trợ có các đơn xin trợ cấp tương tự và đôi khi giống hệt nhau, nhưng điều này không có nghĩa là tất cả họ đều như vậy. Hãy lưu ý đến những khác biệt và đảm bảo rằng bạn viết khoản trợ cấp của mình một cách cụ thể theo yêu cầu của từng nhà tài trợ. Bạn có thể viết mô tả tổng thể về yêu cầu của mình trước rồi sử dụng mô tả đó làm cơ sở cho từng đơn đăng ký riêng lẻ. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn điều chỉnh từng đơn đăng ký riêng lẻ để trả lời các câu hỏi từ nhà tài trợ đó và tùy thuộc vào trọng tâm của họ, bạn có thể muốn cung cấp thông tin bổ sung cho khoản trợ cấp để làm cho đơn đăng ký của bạn nổi bật.
Đơn xin tài trợ điển hình
Hầu hết các đơn xin trợ cấp đều có xu hướng đặt những câu hỏi rất giống nhau và tuân theo cùng một cấu trúc. Nói chung, bạn có thể mong đợi một ứng dụng có các phần sau:
- Các bằng cấp của tổ chức mô tả lịch sử, sứ mệnh và mục đích của bạn cũng như các nhân viên chủ chốt và tình nguyện viên. Mục tiêu của phần này là chứng minh rằng bạn có khả năng thực hiện chương trình được đề xuất.
- Đánh giá nhu cầu hoặc tuyên bố vấn đề, mô tả vấn đề mà dự án của bạn đang cố gắng giải quyết. Đây là khu vực tốt để bao gồm số liệu thống kê và dữ liệu cứng về nhóm dân số mà bạn đang cố gắng phục vụ và lý do họ cần trợ giúp.
- Mục đích và mục tiêu của chương trình bạn đề xuất phải cụ thể, đo lường được và có mốc thời gian rõ ràng.
- Phần phương pháp là nơi bạn mô tả chi tiết chương trình của mình. Đây là nơi bạn viết về cách bạn sẽ đạt được từng mục tiêu và mục đích, bao gồm ai sẽ thực hiện công việc và khi nào.
- Phần đánh giá mô tả cách bạn sẽ xem xét các mục tiêu và mục tiêu của chương trình để xác định những mục nào đã được đáp ứng và những mục nào cần làm thêm. Nó cũng có thể bao gồm các mô tả về các quy trình như khảo sát khách hàng, phản hồi của cộng đồng, v.v. Đánh giá thường là một lĩnh vực bị bỏ qua của một khoản trợ cấp và bạn càng chứng minh cho nhà tài trợ thấy bạn sẽ đảm bảo rằng quỹ của họ được sử dụng hiệu quả như thế nào thì họ sẽ đánh giá đề xuất của bạn một cách nghiêm túc hơn.
- Phần ngân sách sẽ mô tả chi tiết cách sử dụng tiền, bao gồm các mục hàng cụ thể. Bạn cũng có thể cần bao gồm ngân sách cho toàn bộ tổ chức của mình ngoài ngân sách chương trình cụ thể.
- Phần tài trợ mô tả cách tổ chức của bạn dự định tìm nguồn tài trợ trong tương lai cho chương trình của bạn. Đây cũng là phần quan trọng đôi khi bị bỏ qua. Nhà tài trợ không chỉ muốn biết liệu bạn có sử dụng tốt tiền của họ mà còn muốn biết rằng bạn đã có kế hoạch để tiếp tục tìm nguồn tài trợ vì nhiều khoản tài trợ chỉ có thời hạn một năm.
Đánh giá lần cuối trước khi gửi
Sau khi bạn đã viết xong tài khoản và tất cả các tài liệu hỗ trợ của bạn được tập hợp lại với nhau, hãy đảm bảo bạn thực hiện đánh giá cuối cùng. Bạn rất dễ bỏ lỡ một tài liệu hoặc một phần, đặc biệt nếu bạn viết nhiều tài trợ hoặc đó là một đơn đăng ký đặc biệt dài. Có người thứ hai hoặc thứ ba cùng thực hiện khoản trợ cấp với bạn luôn là một ý tưởng khôn ngoan. Giữ một bản sao tài trợ cho các tập tin của bạn trước khi bạn gửi nó đi hoặc nhấn gửi trực tuyến.
Đăng ký tài trợ thành công cho các tổ chức phi lợi nhuận
Đừng nản lòng nếu đơn đăng ký tài trợ đầu tiên bạn gửi đi bị từ chối. Hãy nhớ rằng bạn đang cạnh tranh với nhiều tổ chức phi lợi nhuận khác bằng các chương trình xứng đáng và các nhà tài trợ có số tiền giới hạn cho mỗi chu kỳ tài trợ. Bạn càng nỗ lực viết các khoản tài trợ, bạn sẽ càng thực hành được nhiều hơn trong việc mài giũa thông điệp của mình và đưa ra lập luận thuyết phục ủng hộ việc phục vụ mục đích của bạn và những người dân xứng đáng có nhu cầu.
