Duy trì giao tiếp tình nguyện hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của mọi tổ chức phi lợi nhuận. Để giữ cho các tình nguyện viên luôn tràn đầy năng lượng và gắn kết với công việc, điều quan trọng là phải cho họ biết nhu cầu của tổ chức là gì, bày tỏ sự đánh giá cao những nỗ lực của họ và đảm bảo rằng họ hiểu những đóng góp của họ quan trọng như thế nào. Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài với tình nguyện viên.
Thêm phần tình nguyện vào trang web của bạn
Thêm phần dành riêng cho tình nguyện viên vào trang web của bạn là một cách tuyệt vời để giao tiếp với các tình nguyện viên hiện tại của bạn và thu hút những người mới. Bằng cách thiết lập và duy trì một trung tâm liên lạc tình nguyện trên trang web của nhóm bạn, bạn sẽ giúp các tình nguyện viên dễ dàng theo dõi những gì đang diễn ra với tổ chức. Đảm bảo giới thiệu hình ảnh hoặc video thể hiện hoạt động của tình nguyện viên (với sự cho phép của họ). Bạn cũng có thể xuất bản những thông tin như cơ hội tình nguyện, các cuộc họp ủy ban sắp tới và các thông tin khác mà các tình nguyện viên quan tâm. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của trang web, bạn có thể cung cấp cách để tình nguyện viên tải tài liệu lên, theo dõi giờ phục vụ của họ hoặc xem tài liệu đào tạo.
Tìm hiểu tình nguyện viên thông qua khảo sát
Khảo sát là một công cụ giao tiếp hữu ích để tìm hiểu các tình nguyện viên và khám phá cách họ muốn tham gia vào tổ chức của bạn. Hãy cân nhắc việc cung cấp một cuộc khảo sát thông qua phần tình nguyện viên trên trang web của bạn hoặc đưa nó vào mẫu email gửi cho các tình nguyện viên mới. Nó chỉ nên có một vài câu hỏi để giúp bạn hiểu được loại hoạt động tình nguyện nào họ muốn tham gia và những kỹ năng nào họ có. Nhờ ai đó xem xét kết quả, sau đó liên hệ riêng với thông tin về các ủy ban hoặc dự án phù hợp với sở thích của họ. Đưa thông tin này vào cơ sở dữ liệu tình nguyện viên có thể được sử dụng trong tương lai để thông báo cho mọi người khi có dự án mới.
Kết nối với tình nguyện viên qua mạng xã hội
Tận dụng sự hiện diện trên mạng xã hội của tổ chức bạn như một công cụ giao tiếp để tương tác với các tình nguyện viên và các nhóm bên liên quan khác. Khuyến khích các tình nguyện viên theo dõi các trang truyền thông xã hội của tổ chức và đáp lại sự ưu ái đó, chẳng hạn như bằng cách theo dõi lại họ trên Twitter hoặc Instagram. Đăng ảnh và chú thích nêu bật sự đóng góp của các tình nguyện viên trong nhóm của bạn, cùng với các liên kết đến các phương tiện truyền thông đưa tin về nhóm. Khuyến khích tình nguyện viên tương tác bằng cách bình luận và/hoặc chia sẻ bài đăng của tổ chức. Thúc đẩy sự tham gia của tình nguyện viên với các nỗ lực truyền thông tổng thể của tổ chức bằng cách thành lập một ủy ban truyền thông xã hội để điều phối hoặc hỗ trợ đăng bài trên mạng xã hội.
Xuất bản Bản tin Tình nguyện
Nhiều tổ chức phi lợi nhuận gửi bản tin cho các tình nguyện viên cũng như các nhà tài trợ, cơ quan tài trợ, nguồn giới thiệu của người tiêu dùng và các nhóm khác hàng tháng hoặc hàng quý. Phân phối bản tin là một cách tuyệt vời để cho các bên quan tâm biết về những thành tựu gần đây, các dự án hiện tại và mục tiêu trong tương lai của nhóm từ thiện. Nó cũng cung cấp một phương tiện tuyệt vời để ghi nhận sự đóng góp của các tình nguyện viên xuất sắc. Tùy thuộc vào tình nguyện viên của bạn và các bên quan tâm khác là ai, bạn có thể cần in và gửi bản tin hoặc bạn có thể được phục vụ tốt hơn bằng bản tin điện tử. Hãy cân nhắc việc mời các bên liên quan đăng ký tùy chọn phân phối ưa thích của họ.
Duy trì liên hệ cá nhân trực tiếp
Khi nói đến việc xây dựng mối quan hệ với các tình nguyện viên, không gì có thể thay thế được việc liên hệ cá nhân với những cá nhân đã hào phóng cống hiến thời gian và tài năng của họ cho tổ chức của bạn. Bạn nên định kỳ lên lịch các cuộc gặp mặt trực tiếp với các tình nguyện viên giữ vị trí chủ tịch hoặc những người đóng các vai trò quan trọng khác để giúp nhóm từ thiện của bạn hoàn thành sứ mệnh của mình. Định kỳ gọi điện cho các tình nguyện viên để kiểm tra có thể là một cách hiệu quả để duy trì liên lạc cá nhân mà không cần phải yêu cầu họ dành thời gian cho một cuộc thảo luận trực tiếp, chính thức hoặc hội nghị video. Giám đốc điều hành cũng có thể thiết lập thời gian trò chuyện khi các tình nguyện viên được khuyến khích ghé qua hoặc kêu gọi kết nối cá nhân.
Kết nối thông qua các cuộc họp Ủy ban
Các cuộc họp ủy ban tình nguyện có thể rất cần thiết cho sự thành công của tất cả các loại dự án. Khi một dự án mới bắt đầu, bạn nên tổ chức một cuộc họp với những người quan tâm đến hoạt động tình nguyện để họ có cơ hội tìm hiểu thêm về các loại vai trò hiện có và loại cam kết về thời gian mà mỗi vai trò có thể yêu cầu. Khi một ủy ban được thành lập, dù cho một dự án đặc biệt hay một nhóm làm việc đang diễn ra, các cuộc họp thường xuyên vẫn đóng vai trò quan trọng để quản lý quy trình và duy trì hoạt động giao tiếp tình nguyện hiệu quả. Tốt nhất nên thiết lập một lịch trình cố định cho các cuộc họp, chẳng hạn như thứ Ba của tuần thứ ba hàng tháng, để các tình nguyện viên có thể lên kế hoạch trước.
Yêu cầu tình nguyện viên chia sẻ phản hồi
Giao tiếp cần được thực hiện theo cả hai chiều. Điều quan trọng là khuyến khích các tình nguyện viên chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của họ với tổ chức và các nhà lãnh đạo của tổ chức cũng như đảm bảo rằng thông tin được truyền đến các tình nguyện viên. Có nhiều cách giúp các tình nguyện viên dễ dàng đưa ra phản hồi hoặc chia sẻ đề xuất. Nếu tình nguyện viên đến văn phòng thường xuyên, hãy lập một hộp thư góp ý. Hoặc thiết lập địa chỉ email phản hồi@ để tình nguyện viên có thể sử dụng bất kỳ lúc nào họ muốn. Bạn cũng nên tập thói quen dành thời gian để mọi người chia sẻ phản hồi và đề xuất về chương trình họp. Bạn thậm chí có thể muốn tổ chức các nhóm tập trung định kỳ để khám phá và thảo luận về phản hồi. Điều quan trọng là các tình nguyện viên có thể dễ dàng đưa ra phản hồi.
Tổ chức các buổi họp mặt xã hội dành cho tình nguyện viên
Tạo cơ hội cho các tình nguyện viên kết nối với nhau thông qua các cuộc tụ họp xã hội không liên quan đến yêu cầu quyên góp thời gian hoặc tiền bạc. Hãy cân nhắc việc tổ chức định kỳ một máy trộn chỉ dành cho tình nguyện viên tại văn phòng của bạn hoặc tại nhà của một thành viên hội đồng quản trị hoặc chủ tịch ủy ban. Mời tất cả những người đã tình nguyện trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy thuộc vào ngân sách tổ chức của bạn, bạn có thể cung cấp đồ uống giải khát hoặc tốt hơn là lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc potluck. Điều quan trọng là cung cấp một cách để những người có chung mối quan tâm đến tổ chức của bạn tìm hiểu nhau và bắt đầu hình thành mối quan hệ. Suy cho cùng, các tình nguyện viên của bạn sẽ có nhiều khả năng tiếp tục gắn bó với tổ chức hơn nếu bạn bè của họ cũng tham gia.
Ghi nhận nỗ lực tình nguyện
Đảm bảo rằng các tình nguyện viên được công nhận về vai trò quan trọng mà họ dự định trong việc giúp tổ chức của bạn đáp ứng sứ mệnh của mình hoặc giúp đỡ những mục đích quan trọng. Đảm bảo rằng việc nhắc đến tổ chức của công chúng sẽ ghi nhận các tình nguyện viên thay vì tập trung quá nhiều vào giám đốc điều hành hoặc các nhân viên khác. Ví dụ, khi tìm cách quảng bá cho tổ chức, hãy chỉ đạo các thành viên của giới truyền thông hoặc người viết blog phỏng vấn các chủ tịch ủy ban hoặc thành viên hội đồng quản trị ngoài nhân viên. Khi đăng ảnh về các hoạt động của tổ chức, hãy chọn những hình ảnh có hình các tình nguyện viên. Khi quảng bá hoạt động gây quỹ cho sự kiện đặc biệt, hãy cân nhắc việc liệt kê tên của các thành viên ủy ban trong thông báo.
Biểu cảm chính thức dành cho tình nguyện viên
Sự công nhận là quan trọng, nhưng sự đánh giá cao cũng vậy. Hãy chắc chắn nói lời cảm ơn đến các tình nguyện viên, cả trực tiếp và thông qua những lời cảm ơn trang trọng. Hãy cân nhắc việc tổ chức một sự kiện tri ân tình nguyện viên ít nhất một lần mỗi năm, chẳng hạn như bữa tiệc trưa chỉ dành cho tình nguyện viên hoặc một buổi họp mặt khác bao gồm bài phát biểu đánh giá cao tình nguyện viên và giải thưởng dịch vụ. Trao bằng khen hoặc giải thưởng khác cho những tình nguyện viên có đóng góp đặc biệt quan trọng cho nhóm hoặc những người ủng hộ lâu năm. Hãy xem xét các giải thưởng phục vụ nhiều năm cho các cột mốc quan trọng, cũng như giấy chứng nhận đánh giá cao tất cả các tình nguyện viên.
Sử dụng nhiều công cụ giao tiếp tình nguyện
Bất kỳ tổ chức nào dựa vào sự phục vụ của tình nguyện viên đều phải thực hiện các bước để thu hút và giữ chân những người chia sẻ thời gian và tài năng của họ, đồng thời tuyển dụng những người mới để giúp đỡ. Không có gì thay thế được việc duy trì giao tiếp hiệu quả với các tình nguyện viên. Việc sử dụng nhiều công cụ giao tiếp khác nhau sẽ giúp bạn xây dựng và thu hút một đội ngũ tình nguyện viên mạnh mẽ, những người tận tâm với tổ chức của bạn. Thông qua giao tiếp tình nguyện hiệu quả, bạn sẽ có thể vun đắp mối quan hệ vững chắc với những cá nhân có khả năng sẽ tiếp tục gắn bó với tổ chức từ thiện của bạn trong nhiều năm tới.
