Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho tổ chức của bạn rất căng thẳng và tốn rất nhiều thời gian. Việc tổ chức tốt có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng và tiết kiệm thời gian. Một khía cạnh quan trọng cần xem xét khi lập kế hoạch là lời mời. Lời mời sẽ thông báo cho mọi người về sự kiện sắp tới và yêu cầu họ tham dự. Đây thường là lần đầu tiên họ biết đến sự kiện này, vì vậy điều quan trọng là phải nêu tất cả các chi tiết trong thư mời.
Các yếu tố mời cơ bản
Các yếu tố cơ bản cần có trong lời mời là:
- Tổ chức tổ chức sự kiện
- Ngày
- Thời gian
- Địa điểm
- Thông tin liên hệ trả lời
- Giá tham dự sự kiện
Điều quan trọng là phải gửi lời mời đi kịp thời. Điều này có nghĩa là ít nhất sáu đến tám tuần trước sự kiện. Điều này giúp khách có thời gian phản hồi và lên kế hoạch phù hợp.
Viết lời mời gây quỹ
Việc chọn từ ngữ phù hợp có thể tạo không khí cho buổi gây quỹ của bạn và thông báo cho khách mời về hình thức của sự kiện cũng như những gì họ mong đợi.
Hướng dẫn mời
Một số nguyên tắc cần cân nhắc khi viết lời mời bao gồm:
- Hãy nhớ nêu rõ ai sẽ được hưởng lợi từ sự kiện này.
- Bao gồm các chi tiết cụ thể về sự kiện chẳng hạn như liệu bữa tối có được phục vụ hay không hoặc liệu có quầy thu ngân hay không.
- Hãy nhớ đề cập đến hình thức của sự kiện. Nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, hãy đề cập rằng đó là cà vạt đen để khách tham dự biết về quy định về trang phục.
- Luôn cung cấp thông tin liên hệ trong trường hợp khách có thắc mắc.
- Nếu sự kiện diễn ra ở một địa điểm xa lạ, hãy cân nhắc đưa chỉ dẫn đường đi vào thư mời.
Những cân nhắc khác
Một số điều khác cần cân nhắc khi viết lời mời là:
- Chủ đề:Chọn một chủ đề và kết hợp nó vào lời mời. Ví dụ: nếu sự kiện là một chuyến đi chơi gôn, hãy sử dụng chủ đề chơi gôn cho lời mời.
- RSVP: Luôn kèm theo thiệp phản hồi để khách gửi lại. Thẻ phải có chỗ ghi tên khách cùng với mọi hình thức thanh toán nếu cần.
- Hãy độc đáo: Nếu có điều gì đó độc đáo cho sự kiện của bạn, hãy liệt kê nó trong thư mời để thu hút khách. Ví dụ: có thể đề cập đến đấu giá im lặng hoặc trực tiếp hoặc nếu có chương trình giải trí đặc biệt.
Lời mời mẫu
Có vô số cách để diễn đạt lời mời gây quỹ. Bạn có thể sử dụng các mẫu sau làm hướng dẫn viết lời mời của riêng mình:
Mẫu 1
Tiệc trưa mũ thường niên
Mời bạn dùng bữa trưa cùng chúng tôi
Tại địa điểm
Ngày và giờ
Bữa trưa sẽ được phục vụ lúc 1 giờ chiều. kèm theo rượu vang miễn phí
Giải thưởng sẽ được trao cho chiếc mũ đẹp nhất
Dịch vụ đỗ xe
$50 quyên góp sẽ mang lại lợi ích cho Tổ chức
Mẫu 2
Mời bạn tham gia Tên sự kiện
Ngày
Vị trí
6 giờ tối. Cocktail và món khai vị
Thanh tiền mặt
7:30 tối. bữa tối
Đấu giá im lặng và trực tiếp
Cà vạt đen được đánh giá cao
Mang lại lợi ích cho ABC
Thu hút khách tham dự sự kiện của bạn
Hãy nhớ rằng lời mời thường là thứ đầu tiên khách nhìn thấy để thông báo cho họ về sự kiện của bạn. Hãy đảm bảo dành thời gian để lựa chọn cẩn thận lời mời và diễn đạt nó một cách rõ ràng để cung cấp cho khách những thông tin cụ thể về những gì mong đợi. Khi tạo lời mời gây quỹ, hãy luôn ghi nhớ tông màu bạn muốn đặt ra cho sự kiện của mình và phản ánh điều đó trong cách diễn đạt của bạn. Hãy sáng tạo theo cách bạn muốn để lôi kéo khách tham dự sự kiện gây quỹ và ủng hộ mục đích của bạn.
