Cho dù bạn viết loại văn bản kỹ thuật nào, điều cần thiết là phải có một bảng quy tắc viết hoa hữu ích. Bằng cách đó, nếu bạn cần hoàn thành một việc gì đó cho khách hàng, bạn không cần phải lục lọi trong sách tham khảo hoặc điên cuồng tìm kiếm trên web để tìm câu trả lời. Đánh dấu các quy tắc này để bạn có thể giữ chúng trong tầm tay.
Viết hoa tất cả các danh từ thích hợp
Cũng giống như bất kỳ loại văn bản nào khác, viết hoa danh từ riêng trong tài liệu kỹ thuật. Tuy nhiên, có thể khó khăn để tìm ra đâu là danh từ riêng và đâu là một từ khác. Hãy ghi nhớ những lời khuyên này.
Địa điểm, Đường và Phương tiện được Đặt tên
Viết hoa tất cả các tòa nhà được đặt tên, cũng như tất cả các đường phố, cầu, đường hầm, đường sắt và các công trình nhân tạo khác. Đồng thời viết hoa các phương thức vận chuyển nếu bạn đang sử dụng tên chính thức (viết hoa "Ford Focus" nhưng không viết hoa "car"). Nếu một địa điểm, tòa nhà hoặc phòng không được đặt tên thì không nên viết hoa.
Con người và đôi khi là những phát minh của họ
Luôn viết hoa tên của mọi người, giống như bạn làm trong bất kỳ tài liệu nào. Tuy nhiên, là một người viết về công nghệ, bạn cũng có thể gặp phải những phát minh hoặc khám phá được đặt theo tên của con người. Trong trường hợp đó, tên của người đó được viết hoa, nhưng từ để chỉ phát hiện hoặc phát minh thì không: Hãy nghĩ "Bunsen burner", "Haley's Comet", "Alzheimer's disease" và "Petri disk". Chỉ viết hoa các lý thuyết và định luật khoa học được đặt theo tên của ai đó.
Cân nhiệt độ
Tương tự như vậy, các thang đo nhiệt độ, chẳng hạn như độ F, độ C và độ Kelvin, được đặt theo tên của các nhà khoa học. Vì lý do này, tên của thang đo phải luôn được viết hoa trong các tài liệu kỹ thuật.
Câu lạc bộ và tổ chức
Viết hoa tất cả các câu lạc bộ, hiệp hội huynh đệ, nhóm chính thức và các tổ chức khác có tên. Cũng tận dụng các dịch vụ từ các tổ chức này, nhưng chỉ khi chúng được đặt tên chính thức. Ví dụ: viết hoa "Microsoft Word" chứ không phải "Phần mềm xử lý văn bản của Microsoft."
Chỉ đường cho danh từ riêng
Chỉ đường trên la bàn chỉ nên viết hoa nếu chúng là một phần của danh từ riêng hoặc tên phổ biến của một địa điểm. Ví dụ: "West Coast" phải được viết hoa, cũng như "West Palm Beach". Tuy nhiên, "lái xe về hướng Tây" là không nên.
Đôi khi viết hoa các bộ phận của hệ thống hoặc phần mềm
Tương tự, viết hoa bất kỳ thành phần được đặt tên nào của hệ thống mà bạn đang viết. Ví dụ: hãy xem xét các ví dụ sau:
- Viết hoa tên menu hoặc thành phần giao diện, chẳng hạn như "Menu trợ giúp" nếu chúng được viết hoa trong hệ thống.
- Nếu các thành phần giao diện không được viết hoa trong hệ thống thì không viết hoa chúng trong tài liệu.
- Không viết hoa các thành phần như "chuột", "nút" hoặc "công tắc."
-
Hãy viết hoa các bộ phận thiết bị được gắn nhãn trong đó nhãn trên thiết bị được viết hoa, chẳng hạn như "Nút A."
Nam giám sát và công nhân đang kiểm tra máy móc
Không bao giờ viết hoa để nhấn mạnh
Nếu bạn đang làm việc với các chuyên gia về chủ đề để tạo nội dung cho tài liệu, bạn có thể đã gặp phải hiện tượng viết hoa để nhấn mạnh. Khi một chuyên gia về một vấn đề nào đó coi điều gì đó quan trọng, họ có thể viết hoa từ đó. Khi bạn đang tạo tài liệu cuối cùng, hãy nhớ chú ý điều này.
Đôi khi viết hoa các từ viết tắt
Từ viết tắt rất phổ biến trong văn bản kỹ thuật và cách tốt nhất là viết ra tất cả các từ trong từ viết tắt vào lần đầu tiên bạn sử dụng nó trong tài liệu để người đọc biết từ viết tắt đó đại diện cho điều gì. Tuy nhiên, khi viết ra các từ, chỉ viết hoa nếu chúng là danh từ riêng. Ví dụ: "Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO)" được viết hoa nhưng "giao diện người dùng (UI)" thì không.
Viết hoa tài liệu tham khảo trong tài liệu
Trong văn bản kỹ thuật, việc tham chiếu các phần của tài liệu hoặc các tài liệu khác trong một bộ là điều phổ biến. Khi bạn tham khảo những tài liệu hoặc bộ phận này, hãy luôn viết hoa chúng. Hãy xem xét những điều sau:
- " Dựa trên nhu cầu của người dùng trong tài liệu Yêu cầu."
- " Tham khảo Hình A trong Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn."
- " Như đã lưu ý ở Phần 23."
Ghi nhớ các quy tắc viết hoa dành riêng cho khoa học
Có một số quy tắc viết hoa cụ thể cho các chủ đề khoa học mà bạn có thể cần sử dụng trong các tài liệu kỹ thuật. Hãy ghi nhớ những mẹo viết kỹ thuật như thế này.
Không viết hoa các nguyên tố trong bảng tuần hoàn
Không viết hoa tên các thành phần ngay cả khi chữ viết tắt của chúng được viết hoa. Đây là một lỗi phổ biến, vì vậy hãy chú ý đến nó trong các tài liệu nguồn mà bạn có thể đang sử dụng để tạo tài liệu của mình.
Đôi khi viết hoa các thuật ngữ thiên văn học
Hầu hết các hành tinh, ngôi sao và các thiên thể khác được viết hoa dưới dạng danh từ riêng. Tuy nhiên, có một ngoại lệ đối với những nơi gần trái đất nhất hoặc phổ biến nhất. Chỉ viết hoa "Trái đất", "Mặt trăng" và "Mặt trời" nếu chúng ở trong câu với những sự vật thiên thể khác.
Viết hoa các phần của tên khoa học
Bạn phải luôn in nghiêng tên khoa học của thực vật, động vật và các sinh vật sống khác. Tuy nhiên, quy tắc viết hoa khó khăn hơn một chút. Viết hoa ngành, chi, bộ, lớp và họ nhưng không viết hoa loài.
Chỉ viết hoa chức danh nghề nghiệp trước tên
Các chức danh chuyên môn như "chủ tịch", "bác sĩ" và "giáo sư" là những chức danh phổ biến trong công việc học thuật và kỹ thuật. Bạn chỉ nên viết hoa những chức danh này nếu chúng đứng trước tên của ai đó. Ví dụ: "Chủ tịch Scott Thomas" phải được viết hoa, nhưng "Scott Thomas, chủ tịch công ty" thì không.
Viết hoa tiêu đề tài liệu và phần
Sử dụng quy tắc viết hoa tiêu đề được khách hàng hoặc tổ chức mà bạn đang tạo tài liệu ưa thích. Nói chung, từ đầu tiên và cuối cùng của tiêu đề cũng như hầu hết các từ khác trong tiêu đề phải được viết hoa. Mạo từ, chẳng hạn như "the" hoặc "an" không được viết hoa trừ khi chúng là từ đầu tiên hoặc cuối cùng. Giới từ thường không được viết hoa nếu chúng có độ dài dưới bốn chữ cái.
Luôn kiểm tra với khách hàng
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có quy định riêng về cách viết hoa của các thuật ngữ hoặc sản phẩm cụ thể. Luôn kiểm tra với khách hàng hoặc người sử dụng lao động của bạn để xem liệu có một số điều khoản nhất định luôn được viết hoa trong tài liệu của họ hay không. Sau đó, thêm những ghi chú đó vào danh sách này để tạo tài liệu tham khảo hữu ích cho tác phẩm của bạn.
