Mỗi tình huống đóng cửa doanh nghiệp đều có những chi tiết khác nhau. Loại hình kinh doanh sẽ quyết định những hành động mà bạn, khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn sẽ phải thực hiện trước khi doanh nghiệp đóng cửa vĩnh viễn. Để phát triển một bức thư tùy chỉnh đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy bắt đầu bằng một bức thư mẫu và điều chỉnh cách diễn đạt để phản ánh chi tiết về tình huống cụ thể của bạn.
Mẫu thư kết thúc kinh doanh
Nếu bạn đang quản lý quá trình đóng cửa một doanh nghiệp, bạn có thể gửi thư cho khách hàng và nhà cung cấp của mình. Thư mẫu cho những đối tượng này được cung cấp ở đây. Bạn có thể truy cập từng mẫu bằng cách nhấp vào hình ảnh tương ứng. Mỗi mẫu là một tài liệu PDF có thể tùy chỉnh, có thể được lưu và in khi cần. Xem hướng dẫn về bản in này để được hỗ trợ làm việc với tài liệu.
Thông báo khách hàng
Mẫu này được thiết kế để gửi cho khách hàng nhằm thông báo cho họ biết rằng một công ty sắp đóng cửa. Điều đặc biệt quan trọng là gửi loại thư này nếu khách hàng cần nhận hàng từ địa điểm của bạn hoặc thực hiện một số hành động khác trước khi doanh nghiệp ngừng hoạt động.
Thông báo nhà cung cấp
Sử dụng thư này để thông báo cho nhà cung cấp rằng tổ chức của bạn sẽ ngừng hoạt động, đảm bảo cung cấp thông báo đầy đủ để cho phép lập hóa đơn, thanh toán tài khoản cuối cùng và giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng.
Lý do nên viết thư kết thúc hoạt động kinh doanh
Sau khi quyết định đóng cửa doanh nghiệp của mình, bạn không nên chỉ treo một tấm biển 'đóng cửa' trên cửa nhà mình. Tốt nhất bạn nên thông báo việc đóng cửa cho khách hàng và nhà cung cấp của mình bằng một lá thư trang trọng. Họ là những người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách mua sản phẩm và dịch vụ của bạn và, trong trường hợp là nhà cung cấp, bằng cách cung cấp cho bạn các sản phẩm và dịch vụ có ích cho hoạt động kinh doanh của bạn. Là một trong những hành động cuối cùng của dịch vụ khách hàng, bạn sẽ cần đưa ra cảnh báo trước cho họ rằng doanh nghiệp của bạn sẽ không còn hoạt động nữa.
Thư kết thúc kinh doanh là một cách tuyệt vời để tạo ra một kết thúc chuyên nghiệp cho mối quan hệ kinh doanh hiện tại của bạn và giải thích mọi hành động mà khách hàng và nhà cung cấp của bạn cần thực hiện. Việc gửi loại thư này thể hiện nỗ lực thiện chí trong việc liên lạc và phục vụ những người mà tổ chức của bạn đã tiến hành kinh doanh. Nó cũng có thể giúp đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đều được xử lý trước khi kết thúc giao dịch, điều này có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề pháp lý tiềm ẩn phát sinh sau này.
Thời gian thông báo đóng cửa
Không có quy tắc cứng rắn và nhanh chóng nào về thời điểm bạn cần gửi thư đóng cửa doanh nghiệp. Ngày gửi thư thực tế sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố.
Khách hàng
Bạn muốn những khách hàng đặc biệt của mình nghe về việc đóng cửa doanh nghiệp từ bạn, chứ không phải qua những tin đồn hoặc phát hiện ra cánh cửa đóng kín mà không báo trước. Việc có thông báo sẽ củng cố cho khách hàng của bạn rằng bạn nghĩ họ đặc biệt và mang lại cho họ cơ hội thực hiện bất kỳ giao dịch kinh doanh cần thiết cuối cùng nào với bạn.
Nói chung, hãy cân nhắc gửi thư thông báo kết thúc hoặc gửi kèm bản sao của bức thư đó trong hóa đơn hàng tháng của họ ít nhất 30 ngày trước ngày đóng cửa. Một doanh nghiệp dịch vụ như tiệm giặt khô hoặc cửa hàng sửa chữa sẽ cần cho khách hàng đủ thời gian để đến lấy đồ. Một doanh nghiệp bán lẻ có thể sẽ muốn dành nhiều thời gian cho việc bán hàng để giảm lượng hàng tồn kho của họ, với thư đóng cửa doanh nghiệp sẽ được phát hành trước khi đợt bán hàng bắt đầu.
Nhà cung cấp
Nói chung, tốt nhất là bạn nên thông báo cho nhà cung cấp về ý định đóng cửa của bạn ít nhất 60 ngày trước ngày hoạt động cuối cùng. Điều này sẽ cho phép có đủ thời gian để xử lý và đóng tài khoản.
Cân nhắc đặc biệt cho các kế hoạch tương lai
Nếu bạn đang bán một doanh nghiệp và dự định mở một doanh nghiệp mới có liên quan ngay sau đó, bạn có thể muốn giảm thiểu khoảng thời gian giữa hai việc đó. Ví dụ: bạn có thể quyết định hoãn gửi thư đóng cửa cho đến ngay trước ngày đóng cửa nếu bạn đang bán quyền kinh doanh dịch vụ dọn phòng và mở dịch vụ dọn phòng của riêng mình.
Nội dung cần truyền đạt trong thư của bạn
Mục tiêu chính của thư đóng cửa doanh nghiệp là thể hiện rõ ràng các chi tiết về việc đóng cửa doanh nghiệp và chân thành cảm ơn người đọc về hoạt động kinh doanh hoặc dịch vụ của họ. Những lá thư này không cần phải dài mới có hiệu quả. Bức thư nên:
- Cho người đọc biết ngày doanh nghiệp sẽ đóng cửa
- Thông báo cho người đọc về bất cứ điều gì họ cần làm (chẳng hạn như đi lấy đồ giặt khô, thanh toán hóa đơn chưa thanh toán hoặc đến tham gia đợt bán hàng sắp ngừng kinh doanh)
- Cho người đọc biết nơi đặt câu hỏi của họ
- Cảm ơn khách hàng hoặc nhà cung cấp vì công việc kinh doanh của họ
Thư không cần phải nêu lý do tại sao doanh nghiệp đóng cửa. Nếu lý do là tin tốt, chẳng hạn như chủ sở hữu nghỉ hưu, bạn có thể quyết định đưa lý do vào thư. Nếu không, tốt nhất là bạn nên tập trung bức thư vào những chủ đề quan trọng đối với người đọc, chẳng hạn như họ cần làm gì và khi nào.
Duy trì mối quan hệ
Việc để lại mối quan hệ kinh doanh theo hướng tích cực luôn được ưu tiên hơn. Ngay cả khi bạn không bao giờ có ý định gặp lại hoặc làm việc với một cá nhân nào nữa, tốt nhất bạn nên tỏ ra hữu ích, tích cực và chân thành trong thư kết thúc công việc. Tính chuyên nghiệp của bạn sẽ giúp việc đóng cửa doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn và nó có thể mang lại cho bạn một khởi đầu thuận lợi nếu kế hoạch kinh doanh trong tương lai của bạn khiến bạn phải làm việc với chính những cá nhân này trong tương lai.
