Nếu bạn quản lý việc gây quỹ cho một tổ chức phi lợi nhuận, bạn thường cần gửi thư cho các nhà tài trợ tiềm năng. Thư rất cần thiết để xây dựng mối quan hệ với các nhà tài trợ và để nhắc nhở những người đã hào phóng ủng hộ mục tiêu của bạn trong quá khứ hãy cân nhắc việc quyên góp một lần nữa. Sử dụng những lá thư quyên góp mẫu này để lấy cảm hứng! Nếu bạn cần trợ giúp tải xuống mẫu, hãy xem các mẹo hữu ích này.
Mẫu thư quyên góp cơ bản
Các tổ chức gửi thư khiếu nại hàng năm. Những lời kêu gọi thường được sử dụng để mang lại số tiền lớn nhằm hỗ trợ các chương trình của tổ chức và mở rộng những nỗ lực mới. Một lá thư quyên góp cơ bản sẽ mô tả tổ chức, mục tiêu của chiến dịch là gì cũng như thông tin chi tiết về lý do cần quyên góp. Mẫu thư quyên góp cơ bản có thể được sử dụng cho hoạt động kêu gọi hàng năm của tổ chức và có thể được điều chỉnh để bao gồm các chi tiết cụ thể liên quan đến mục tiêu của bạn.
Yêu cầu gây quỹ trong tình huống đặc biệt
Đôi khi một tổ chức có thể gửi yêu cầu quyên góp cho một tình huống đặc biệt. Thư yêu cầu quyên góp sáng tạo này được thiết kế để thu hút sự chú ý của các nhà tài trợ tiềm năng, những người có thể quan tâm đến việc cung cấp kinh phí cho một tình huống đặc biệt. Trong trường hợp này, đó là để kỷ niệm ngày kỷ niệm của một tổ chức, nhưng bức thư có thể được điều chỉnh cho nhiều tình huống khác nhau. Khi viết một lá thư kiểu này, hãy sử dụng cách tiếp cận hoặc góc độ độc đáo để truyền cảm hứng cho hành động.
Yêu cầu dành riêng cho chương trình
Đôi khi bạn cần yêu cầu các nhà tài trợ đưa tiền để tài trợ cho một chương trình cụ thể. Nếu đó là loại dự án gây quỹ mà bạn đang thực hiện, hãy cân nhắc chỉnh sửa mẫu yêu cầu quyên góp dành riêng cho chương trình này để thuyết phục khách hàng tiềm năng tiếp cận túi tiền của họ để giúp trang trải chi phí cho chương trình.
Thư quảng cáo sự kiện đặc biệt
Khi bạn tập trung vào việc bán vé cho một sự kiện gây quỹ đặc biệt, bạn có thể thấy rằng một số nhà tài trợ có nhiều khả năng trả lời một bức thư truyền thống hơn là một email hoặc thiệp mời. Sử dụng mẫu quảng cáo sự kiện đặc biệt này để lấy cảm hứng nếu đó là loại thư bạn cần tạo.
Mẫu yêu cầu quyên góp vật phẩm đấu giá
Tổ chức một sự kiện đặc biệt là một cách tuyệt vời để tổ chức thu về số tiền lớn. Nhiều tổ chức bao gồm đấu giá trực tiếp hoặc im lặng như một phần của hoạt động sự kiện. Một lá thư thường là thông báo đầu tiên mà các cá nhân và doanh nghiệp sẽ nhận được rằng sự kiện sẽ diễn ra. Một lá thư sẽ đề cập đến loại vật phẩm đấu giá nào cần quyên góp cũng như thông tin chi tiết về sự kiện sắp tới. Sử dụng mẫu thư quyên góp vật phẩm đấu giá đính kèm để kêu gọi quyên góp sử dụng trong cuộc đấu giá.
Thư quyên góp mẫu của nhà thờ
Để gây quỹ hàng năm, nhiều nhà thờ yêu cầu các thành viên của họ hỗ trợ. Thư gây quỹ của nhà thờ này có thể được sử dụng cho chiến dịch hàng năm của nhà thờ. Đối tượng mục tiêu của bức thư này là các thành viên của nhà thờ. Những bức thư tương tự cũng có thể được gửi đến các thành viên để xin tài trợ cho các chương trình hoặc sáng kiến cụ thể.
Chiến dịch quyên góp quỹ hàng năm
Tất nhiên, không phải tất cả các chiến dịch gây quỹ hàng năm đều dành cho các nhà thờ. Nếu bạn làm việc cho một loại tổ chức phi lợi nhuận khác và muốn liên hệ với các nhà tài trợ tiềm năng qua một lá thư, hãy cân nhắc sử dụng mẫu thư gây quỹ hàng năm này làm điểm khởi đầu để tạo một phiên bản tùy chỉnh dành riêng cho tổ chức mà bạn đại diện. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy một trong những lá thư vận động vốn phù hợp hơn với hoàn cảnh của mình.
Thư gây quỹ của trường
Thư thường được gửi đến phụ huynh của trẻ em đang là học sinh của một trường cụ thể. Vì các trường có nhiều hoạt động gây quỹ khác nhau trong năm nên phụ huynh thường được liên hệ để được hỗ trợ. Thư gây quỹ mẫu này của trường có thể được gửi đến phụ huynh với hy vọng rằng họ sẽ thể hiện sự ủng hộ của mình bằng cách gửi tiền quyên góp, tình nguyện dành thời gian hoặc quyên góp một vật phẩm để sử dụng như một phần của hoạt động gây quỹ.
Yêu cầu thời gian tình nguyện
Các tổ chức thường cần tuyển tình nguyện viên để giúp đỡ họ nếu họ thiếu nhân viên hoặc có nhu cầu cụ thể và nhiều người thích quyên góp thời gian hoặc dịch vụ của họ thay vì tiền bạc. Mẫu yêu cầu quyên góp thời gian tình nguyện này có thể được sử dụng khi kêu gọi tình nguyện viên hỗ trợ tổ chức của bạn thực hiện các dự án và nhiệm vụ khác nhau.
Mẫu quyên góp qua email
Nếu bạn muốn liên hệ với một nhà tài trợ tiềm năng một cách thân mật, hãy sử dụng mẫu yêu cầu quyên góp qua email này để lấy cảm hứng. Mẫu này hoàn hảo để gửi cho những người trước đây đã đồng ý ủng hộ mục tiêu của bạn hoặc những người quen thuộc với nỗ lực của bạn.
Thư kêu gọi quyên góp cho kỳ nghỉ lễ mẫu
Một số tổ chức từ thiện có yêu cầu quyên góp cụ thể trong mùa lễ. Ví dụ: nếu nhóm của bạn chuẩn bị bữa ăn ngày lễ cho các cá nhân hoặc gia đình nghèo, bạn có thể cần viết thư xin tiền để mua thực phẩm cho bữa ăn ngày lễ mà tổ chức của bạn sẽ phục vụ hoặc giao hàng. Hoặc, bạn có thể cần một lá thư yêu cầu hỗ trợ tài chính liên quan đến kỳ nghỉ cho các loại chương trình khác.
Mẹo định dạng thư quyên góp
Thư quyên góp rất cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào muốn gây quỹ, vì vậy tất cả những người làm công việc gây quỹ cần biết cách viết thư yêu cầu quyên góp hoặc tài trợ. Cho dù bạn đang viết thư cho một cá nhân hay một công ty, điều quan trọng là phải bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết trong loại yêu cầu này. Những lá thư gây quỹ tốt nhất tuân theo định dạng thư kinh doanh thích hợp và chứa các yếu tố sau:
- Logo, tên, địa chỉ gửi thư, số điện thoại và trang web của tổ chức của bạn
- Lời chào cá nhân (Nếu bạn biết tên của nhà tài trợ tiềm năng, hãy sử dụng tên đó. Nếu không, hãy sử dụng tên nào đó như Bạn thân mến của XYZ.)
- Lý do tại sao bạn lại kêu gọi tài trợ
- Yêu cầu quyên góp trực tiếp, rõ ràng.
- Thể hiện lòng biết ơn của bạn khi nhận được sự đóng góp của họ
- Xác nhận những khoản quyên góp trước đây của người nhận
- Lời kêu gọi hành động
- Thông tin liên hệ
Những cú chạm đặc biệt
Bạn sẽ muốn làm cho lá thư của mình nổi bật và được chú ý. Vì nhiều tổ chức gửi đơn khiếu nại nên điều quan trọng là làm cho đơn khiếu nại của bạn dễ đọc và hấp dẫn. Bạn không muốn của mình bị vứt vào thùng rác hoặc chất thành đống trên bàn của ai đó. Một số điểm nhấn đặc biệt cần cân nhắc là:
- Thêm dấu ấn cá nhân vào bức thư là một cách tuyệt vời để khiến nó được chú ý. Bạn có thể làm cho nó mang tính cá nhân hơn bằng cách ký tên bằng tay. Bạn cũng có thể đính kèm một ghi chú viết tay vào cuối bức thư.
- Thư quyên góp phải được in trên tiêu đề thư của tổ chức của bạn và được đặt trong một phong bì có ghi rõ địa chỉ gửi lại của tổ chức ở mặt trước.
- Một cuộc điện thoại tiếp theo có thể tạo thêm dấu ấn cá nhân khác và nhắc nhở các nhà tài trợ tiềm năng rằng sự đóng góp của họ là rất cần thiết và được đánh giá cao.
- Cuối cùng, hãy xây dựng một hệ thống để theo dõi số tiền quyên góp. Điều này sẽ giúp bạn tạo thư cảm ơn và giúp việc chuẩn bị vòng thư mời tiếp theo trở nên đơn giản.
Điều chỉnh các mẫu thư phù hợp với hoàn cảnh của bạn
Chất lượng của thư yêu cầu quyên góp có thể giúp xác định liệu một nhà tài trợ tiềm năng có quan tâm đến việc quyên góp cho tổ chức của bạn hay không. Sử dụng các mẫu thư mẫu đính kèm để kêu gọi quyên góp để thu hút nhiều loại đóng góp khác nhau cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Điều chỉnh từng mẫu cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn. Cho dù bạn đang yêu cầu tài trợ hay các hình thức quyên góp khác từ doanh nghiệp hay cá nhân, hãy nhớ luôn theo dõi mọi khoản quyên góp mà bạn nhận được bằng một lá thư cảm ơn hoặc thậm chí là một cuộc gọi điện thoại.
