Nếu tổ chức của bạn nhận được bất kỳ loại tài trợ nào thì việc gửi thư cảm ơn sau đó là điều bắt buộc. Tăng cường mối quan hệ với các nhà tài trợ bằng cách gửi thư cảm ơn không chỉ giúp đảm bảo nguồn tài trợ trong tương lai mà còn giúp nhà tài trợ biết rằng bạn đánh giá cao sự hỗ trợ của họ. Những lá thư cũng được dùng làm biên bản về quà tặng và thường có thể được sử dụng cho mục đích thuế.
Thư cảm ơn quyên góp có thể in được
Nhiều tổ chức nhận được sự quyên góp cho những nỗ lực khác nhau của họ trong suốt cả năm. Thư cảm ơn quyên góp có thể in được đính kèm có thể được lưu vào máy tính để bàn của bạn hoặc in ra sau đó sử dụng khi cần. Chúng có thể đóng vai trò là hướng dẫn hữu ích khi chuẩn bị thư cảm ơn cho tổ chức của bạn và sẽ hữu ích khi cảm ơn những người đã hỗ trợ sứ mệnh của bạn. Nếu bạn cần trợ giúp tải thư xuống, hãy xem các mẹo hữu ích này.
Thư cảm ơn quyên góp của nhà tài trợ
Một trong những loại thư cảm ơn quyên góp cơ bản nhất và có lẽ được sử dụng nhiều nhất là thư cảm ơn về một khoản quyên góp tài chính. Thư cảm ơn đính kèm về khoản quyên góp tài chính của bạn có thể được gửi ngay khi bạn nhận được khoản quyên góp từ thiện. Về cơ bản, nó cảm ơn nhà tài trợ vì sự đóng góp của họ và mở ra cánh cửa cho những cơ hội kết nối trong tương lai. Nó cũng có thể được sử dụng cho mục đích tính thuế và dùng làm hồ sơ cho khoản đóng góp của bạn.
Thư cảm ơn tài trợ
Một hình thức quyên góp phổ biến khác là tài trợ. Nhiều doanh nghiệp và cá nhân quyết định tài trợ cho một sự kiện đặc biệt và đóng góp tài chính để thực hiện điều đó. Lời cảm ơn kèm theo thư tài trợ của bạn có thể được gửi đến những người đã tài trợ cho sự kiện của tổ chức bạn. Loại thư này nêu chi tiết số tiền quyên góp cũng như bất kỳ lợi ích nào được trao để đổi lấy sự tài trợ, chẳng hạn như vé tham dự sự kiện được tài trợ hoặc được công nhận.
Thư cảm ơn tham dự
Sau khi tổ chức một sự kiện đặc biệt, các tổ chức sẽ gửi thư cảm ơn đến những người đã tham dự sự kiện. Thư cảm ơn đính kèm vì đã tham dự sự kiện đặc biệt có thể được gửi đến bất kỳ ai đã tham dự một hoạt động từ thiện và đã đóng góp tiền để làm việc đó. Loại thư này phải bao gồm ngày diễn ra sự kiện và phần đóng góp nào được khấu trừ thuế. Nó cũng có thể đề cập đến bất kỳ sự kiện nào trong tương lai và có thể được sử dụng cho mục đích thuế.
Thư cảm ơn đóng góp kinh doanh
Đừng quên cảm ơn bất kỳ doanh nghiệp nào đã quyên góp cho mục đích của bạn. Thư cảm ơn của công ty đính kèm có thể được gửi đến các doanh nghiệp đã gửi đóng góp cho tổ chức của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để tổ chức của bạn bày tỏ sự cảm kích và cung cấp cho doanh nghiệp hồ sơ quyên góp.
Giải phẫu thư cảm ơn cơ bản
Khi bạn xem các mẫu thư quyên góp khác nhau, hãy nhớ rằng tất cả các chữ cái đều phải chứa thông tin cơ bản giống nhau. Một số điểm cần lưu ý bao gồm:
- Tạo kết nối cá nhân với công việc của bạn.
- Cho nhà tài trợ thấy quỹ của họ đang được sử dụng như thế nào.
- Tạo tầm nhìn cho sứ mệnh của bạn.
- Nhìn thoáng qua nơi bạn sẽ đến.
Nếu bạn dự định kết hợp lá thư cảm ơn của mình với biên nhận, hãy đảm bảo rằng bạn cũng bao gồm tất cả thông tin cần có trong biên nhận quyên góp từ thiện.
Mẹo viết thư cảm ơn quyên góp sáng tạo
Thư cảm ơn quyên góp có thể trang trọng và mang tính chất kinh doanh hoặc vui vẻ và sáng tạo tùy thuộc vào mục đích tổ chức của bạn và người nhận thư. Ví dụ: nếu bạn gửi lời cảm ơn tới các nhà tài trợ doanh nghiệp cho một hoạt động gây quỹ nghiên cứu bệnh ung thư, bạn nên tiến hành trang trọng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn gửi lời cảm ơn tới các nhà tài trợ doanh nghiệp cho một chương trình thể thao dành cho thanh thiếu niên, bạn có thể khiến họ vui hơn một chút. Biết thương hiệu và khán giả của bạn, sau đó quyết định loại hình sáng tạo nào phù hợp.
Sử dụng chủ đề thú vị
Sử dụng chủ đề công ty vui nhộn có thể giúp lá thư quyên góp của bạn nổi bật vì nó sẽ tạo cảm giác gắn kết, gắn liền với sự kiện hoặc tổ chức độc đáo của bạn và đáng nhớ đối với những người có thể nhận được nhiều lá thư tiêu chuẩn. Chọn chủ đề phù hợp với tổ chức hoặc sự kiện của bạn, chẳng hạn như dấu chân cho nơi trú ẩn động vật. Kết hợp chủ đề vào thiết kế, định dạng, phông chữ, từ ngữ, phong bì và tem của bạn (nếu có thể) để có một cái nhìn hài hòa và đáng nhớ.
Vượt xa trang trắng cơ bản
Bỏ qua giấy photocopy tiêu chuẩn và tạo cho thư quyên góp của bạn một diện mạo độc đáo với các tùy chọn thiết kế giấy vui nhộn.
- Sử dụng giấy có cùng màu với màu trên logo của bạn để dễ dàng nhận biết đó là của bạn.
- Thêm biểu tượng hình mờ vào nền của chữ cái để thu hút thị giác một cách trang trọng.
- Tạo một đường viền thú vị xung quanh chữ cái giống như các biểu tượng cảm xúc bàn tay nhỏ như giơ ngón tay cái lên, vỗ tay và chỉ tay như một cử chỉ thầm lặng của lòng biết ơn.
- Chọn phong bì có màu tương phản với giấy viết thư của bạn.
Sáng tạo khi giao hàng
Thư của bạn không cần phải hoành tráng nếu tin nhắn gửi của bạn là như vậy. Làm cho việc nhận thư trở nên đáng nhớ bằng cách chọn các phương thức gửi thư khác thường.
- Sử dụng kỹ thuật gấp giấy như origami để gấp các chữ cái thành những hình dạng sáng tạo trước khi trao tận tay.
- Gửi từng bức thư dưới dạng điện tín có tiếng hát.
- Đặt các chữ cái vào hộp quà mỏng hoặc một vật đựng vui nhộn khác trước khi vận chuyển.
- Kèm theo nam châm của công ty, phiếu giảm giá miễn phí hoặc quà tặng nhỏ, đơn giản khác sẽ rơi ra khi họ mở thư để họ có thể nhớ đến bạn suốt cả năm.
- Cố định bức thư bằng ruy băng để làm cho nó trông giống như một món quà đầy mời gọi.
Cá nhân hóa từng chữ cái
Đảm bảo rằng những bức thư của bạn mang lại cảm giác cá nhân hơn một bức thư cảm ơn bằng cách thêm các yếu tố tùy chỉnh cho mỗi người nhận.
- Ký tay từng chữ cái bằng bút màu khác nhau.
- Thêm ảnh người nhận đang tương tác với công ty hoặc sự kiện của bạn.
- Làm việc cùng với các nhân viên khác để viết tay toàn bộ từng bức thư.
Xây dựng mối quan hệ tích cực với nhà tài trợ
Với những lá thư cảm ơn phù hợp, bạn có thể vun đắp mối quan hệ với các nhà tài trợ kéo dài trong nhiều năm. Người nhận thư sẽ có thể biết lời cảm ơn của bạn chân thành đến mức nào dựa trên hình thức và từ ngữ, vì vậy hãy dành nhiều thời gian và công sức để khiến chúng thực sự chu đáo.
