Theo truyền thống được các doanh nghiệp sử dụng, điểm chuẩn là một quá trình đánh giá điểm mạnh của một tổ chức hoặc bộ phận tương tự với tổ chức phi lợi nhuận của bạn và so sánh công việc của bạn với công việc của họ. Khi các tổ chức phi lợi nhuận tìm cách đảm bảo nguồn tài trợ, những điểm chuẩn này thường được sử dụng như một công cụ để đánh giá hiệu quả của tổ chức.
Điểm chuẩn là gì?
Điểm chuẩn là thước đo cho thấy hiệu suất trong quá khứ và hiện tại của bạn so với hiệu suất của các tổ chức phi lợi nhuận thành công tương tự - thường là về mặt tài chính. Phép đo này cho phép bạn đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức như một phương tiện để cải thiện các nỗ lực lập chương trình và gây quỹ trong tương lai của bạn.
Các bước trong quá trình đo điểm chuẩn
Cho dù bạn đang tạo điểm chuẩn lần đầu tiên hay cập nhật điểm chuẩn hiện tại, đều có một loạt bước giúp quy trình diễn ra suôn sẻ. Hãy thử quy trình sau.
Thành lập đội
Các tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng là thiếu nhân lực với ngân sách eo hẹp, vì vậy, bạn sẽ cần tạo một nhóm gồm những cá nhân tập trung có thể làm việc cùng nhau để đánh giá tài chính của bạn. Kiểm toán viên Andy Maffia đề xuất nhóm này nên bao gồm cả những người đưa ra quyết định tài chính và những người bị ảnh hưởng bởi họ để có được quan điểm gắn kết nhất.
Xác định tầm nhìn và câu hỏi trong tương lai của bạn
Các chuyên gia kế toán từ SKR+CO cho biết việc xác định những gì tổ chức của bạn thực sự cần đo lường là bước đầu tiên trong quy trình đánh giá. Tập trung vào các mục tiêu và sứ mệnh trong tương lai của bạn cũng như các phương tiện cần thiết để cải thiện các chương trình đó. Chọn một vài điểm chuẩn để bắt đầu, đặc biệt là các lĩnh vực bạn dự định tập trung vào trong tương lai gần.
Các cân nhắc bao gồm những điều sau:
- Hiệu suất chương trình
- Hiệu quả gây quỹ
- Vốn chủ sở hữu hoặc dự trữ có thể sử dụng được
- Doanh thu chương trình
- Đóng góp trung bình
Viết điểm chuẩn
Điểm chuẩn tốt là dấu hiệu của nguồn tài trợ vững chắc và bền vững. Nói cách khác, người cấp tài trợ muốn trao tặng cho các tổ chức biết họ sẽ đi đâu và làm cách nào để đến đó.
Lấy ví dụ, một tổ chức có sứ mệnh "cải thiện cuộc sống của trẻ em nội thành bằng cách nâng cao khả năng đọc viết." Điểm chuẩn cần nêu rõ:
- Cụ thể là những gì tổ chức sẽ làm để thúc đẩy xóa mù chữ
- Cách tổ chức lên kế hoạch đánh giá liệu tổ chức có thành công hay không
- Mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được, không chỉ bao gồm mốc thời gian về thời điểm đạt được điểm chuẩn mà còn bao gồm phương pháp đánh giá
- Mục tiêu phù hợp như thế nào với tuyên bố sứ mệnh của tổ chức
Một điểm chuẩn kém có thể nêu rõ "Dự án xóa mù chữ Nội thành (ICLP) sẽ cải thiện khả năng đọc viết bằng cách hợp tác với các trường học địa phương." Tuyên bố này rất mơ hồ và không cung cấp thông tin cụ thể về thời điểm và cách thức khả năng đọc viết sẽ được cải thiện. Một tiêu chuẩn tốt hơn trong kịch bản này sẽ là "ICLP sẽ nỗ lực cải thiện khả năng đọc viết bằng cách đảm bảo mọi lớp học trong quận này đều có thư viện lớp học với ít nhất 100 cuốn sách trong vòng hai năm bằng cách tổ chức các đợt phát sách và hội chợ sách hai lần mỗi năm. Các sự kiện gây quỹ sẽ cung cấp vốn để tổ chức ít nhất ba buổi hội thảo dành cho giáo viên và cung cấp người hướng dẫn cho tất cả giáo viên tiểu học mới trong học khu trong 5 năm tới."
Thu thập dữ liệu và so sánh
Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu thích hợp từ các báo cáo tài chính trong quá khứ và hiện tại của cơ quan bạn cho từng điểm chuẩn đã chọn. Nếu bạn là thành viên của một tổ chức lớn, hãy xác định các phòng ban hoặc nhóm có doanh thu cao nhất hoặc hiệu quả gây quỹ cao nhất và so sánh số phòng ban của bạn với số phòng ban của họ.
Các tổ chức cũng có thể so sánh số liệu của họ với số liệu của các tổ chức có nhiệm vụ và doanh thu tương tự. Để làm được điều này, bạn cần thu thập dữ liệu tương tự từ các tổ chức khác giống như tổ chức của bạn. Nhóm Bridgespan đề xuất truy cập trang web, phỏng vấn và báo cáo hàng năm là những cách tuyệt vời để tìm thông tin từ các tổ chức phi lợi nhuận tương tự. Bạn thường có thể tìm thấy các biểu mẫu thuế và báo cáo hàng năm trên các trang web giám sát từ thiện. Bạn có thể chỉ cần nhìn vào dữ liệu để so sánh hoặc đầu tư vào các chương trình phần mềm máy tính để đưa ra so sánh khoa học hơn.
Đánh giá điểm chuẩn
Điều quan trọng cần lưu ý không chỉ là điều bạn muốn đạt được mà còn cả cách bạn biết liệu mình đã hoàn thành mục tiêu hay chưa. Hầu hết các tổ chức đôi khi sẽ đánh giá cả nội bộ, giữa các nhân viên của họ và bên ngoài. Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể đánh giá điểm chuẩn của một tổ chức. Mời một cố vấn tài chính, công ty CPA hoặc chuyên gia độc lập khác có thể cung cấp cho bạn những ý kiến mới, khách quan và đưa ra đánh giá có căn cứ hơn. Lợi ích của việc thực hiện đánh giá thường xuyên trong tổ chức là các thành viên ở vị trí duy nhất để đánh giá lý do tại sao điều gì đó hoạt động hoặc không hoạt động.
Học Từ Người Khác
Do thiếu nguồn lực và kinh phí, nhiều tổ chức phi lợi nhuận rơi vào tình thế phải dựa vào những gì đã được thực hiện thay vì dành thời gian để nghiên cứu các cách cải thiện. Việc đo điểm chuẩn mang lại cho các tổ chức cơ hội xem xét các tổ chức phi lợi nhuận tương tự trong nỗ lực tìm ra các phương pháp tiếp cận thay thế thành công.
