Khi một nhân viên thông báo với bạn rằng họ sẽ từ chức, bạn có thể khó biết phải nói gì. Các nhà quản lý thường ngạc nhiên khi một nhân viên nghỉ việc, vì vậy điều quan trọng là họ phải chuẩn bị phản ứng thích hợp khi một nhân viên nộp đơn xin từ chức hoặc tuyên bố rằng họ sẽ rời bỏ công việc.
Nói gì khi nhân viên nghỉ việc
Không chỉ có một cách đúng đắn để phản ứng khi ai đó nghỉ việc. Theo nhiều cách, những gì bạn nên nói sẽ khác nhau tùy theo tình huống cụ thể cũng như các chính sách và thủ tục của công ty bạn. Dù thế nào đi nữa, điều quan trọng là phải phản ứng một cách văn minh và chuyên nghiệp.
Tùy chọn phản hồi ban đầu
Khi một nhân viên nói với bạn rằng họ sắp từ chức, hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời tuyên bố của họ ngay lập tức, với thái độ bình tĩnh và lạnh lùng. Ví dụ về phản hồi ban đầu thích hợp là:
- Tôi rất tiếc khi nghe điều đó.
- Cảm ơn bạn đã cho tôi biết.
- Tôi rất ngạc nhiên khi biết rằng bạn sắp rời đi.
Đừng nói bất cứ điều gì có thể được hiểu là tiêu cực, phán xét hoặc xúc phạm. Đừng phản ứng theo cách thể hiện rằng bạn đang tự mình đưa ra quyết định từ bỏ của người đó.
Yêu cầu thông báo bằng văn bản
Hầu hết các công ty đều yêu cầu viết đơn xin từ chức. Nếu nhân viên không có thư, hãy yêu cầu một lá thư sau tuyên bố ban đầu của bạn. Tốt nhất là bạn nên nhận được thông báo bằng văn bản vào thời điểm nhân viên thông báo với bạn rằng họ sắp rời đi. Nó có thể được viết tay, gửi qua email cho bạn hoặc đánh máy và in nhanh. Thư từ chức chỉ cần có ngày tháng, tuyên bố rằng nhân viên đang chọn từ chức và cá nhân mong đợi ngày làm việc cuối cùng của họ sẽ như thế nào.
Để yêu cầu một lá thư từ chức, bạn có thể nói:
- Tôi rất vui vì bạn đã nói với tôi, mặc dù chính sách của công ty yêu cầu phải có đơn từ chức bằng văn bản. Bạn đã chuẩn bị chưa?
- Nếu bạn chưa có thư từ chức, hãy soạn thảo ngay bây giờ. Đây là sổ ghi chú bạn có thể sử dụng.
- HR sẽ yêu cầu một bản sao thư từ chức của bạn. Tôi thấy bạn có mang theo điện thoại bên mình. Bạn lấy email của mình ra và gõ một ghi chú nhanh xác nhận cuộc trò chuyện của chúng ta rồi gửi cho tôi được không?
Hãy chuẩn bị trả lời các câu hỏi, bao gồm cả mức độ thông báo mà công ty mong đợi khi một nhân viên nghỉ việc. Hãy tham khảo sổ tay nhân viên của công ty để có câu trả lời dứt khoát nếu bạn không chắc chắn.
Chấp nhận từ chức
Trừ khi có hợp đồng cấm nhân viên từ chức, hãy cho họ biết rằng bạn chấp nhận việc họ từ chức. Nói với họ rằng bạn hoặc đại diện nhân sự sẽ liên hệ để hoàn tất các thông tin chi tiết về việc họ rời khỏi tổ chức sau khi bạn đã thông qua các kênh thích hợp.
Câu hỏi tiếp theo
Bạn có thể muốn hỏi một vài câu hỏi để cố gắng hiểu lý do tại sao cá nhân đó quyết định rời đi. Ví dụ về các câu hỏi phù hợp bao gồm:
- Bạn có sẵn lòng chia sẻ lý do khiến bạn từ chức không?
- Có điều gì cụ thể đã xảy ra khiến bạn quyết định rời đi không?
- Bạn có phiền khi chia sẻ dự định tiếp theo của mình sau khi thời gian ở đây kết thúc không?
Đừng ép nhân viên phải trả lời. Nhân viên không có nghĩa vụ phải nói với người sử dụng lao động lý do tại sao họ nghỉ việc hoặc họ dự định làm gì tiếp theo. Bạn cũng đừng hỏi quá nhiều câu hỏi. Nếu một nhân viên có vẻ miễn cưỡng chia sẻ, hãy để yên. Rất có thể ai đó trong nhóm nhân sự sẽ hỏi những câu hỏi tương tự trong cuộc phỏng vấn thôi việc của cá nhân đó.
Chúc họ tốt lành
Kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự bằng cách bày tỏ sự cảm kích và chúc họ những điều tốt lành. Ví dụ:
- Cảm ơn các bạn đã làm việc chăm chỉ trong suốt thời gian ở đây. Chúc các bạn tiếp tục thành công.
- Cảm ơn bạn đã cho tôi biết. Tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn và chúc bạn mọi điều tốt lành.
- Bạn sẽ bị bỏ lỡ. Chúc bạn thành công trên mọi con đường sự nghiệp mà bạn theo đuổi.
Tiến lên phía trước sau khi nhân viên từ chức
Sau khi đơn từ chức của nhân viên được chấp nhận, sẽ đến lúc tập trung vào quá trình chuyển đổi. Tuyển nhân viên phù hợp để xử lý các thủ tục và thủ tục chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả nhóm nhân sự và công nghệ thông tin. Việc tìm kiếm người thay thế sẽ cần phải bắt đầu và các nhân viên khác sẽ cần được thông báo. Việc đối mặt với việc một nhân viên giỏi xin nghỉ việc không phải là điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng muốn đối mặt. Việc chuẩn bị sẵn sàng để xử lý tình huống này sẽ giúp bạn xử lý việc từ chức của nhân viên một cách chuyên nghiệp và duyên dáng.
