Giống như các doanh nghiệp vì lợi nhuận, các tổ chức từ thiện phi lợi nhuận cần có nhân sự để duy trì hoạt động của tổ chức. Mặc dù mục đích chính của họ là cung cấp kinh phí và chương trình cho các nhóm dân cư cụ thể, các tổ chức từ thiện cũng sử dụng một số quỹ của họ để trả cho những người giữ mọi thứ hợp pháp và có tổ chức.
Tiêu chuẩn hóa chi phí hành chính từ thiện
Một quy tắc lâu đời trong ngành phi lợi nhuận là coi chi phí hành chính làm thước đo cho tình hình tài chính của tổ chức. Trong lịch sử, con số kỳ diệu là bất kỳ chi phí nào dưới 30 phần trăm đều đại diện cho một tổ chức từ thiện ít nhất đang cố gắng duy trì trách nhiệm tài chính. Các trường phái tư tưởng gần đây cho rằng các tổ chức từ thiện thành công nhất không thể chỉ được đánh giá chỉ bằng chi phí hành chính mà còn phải được đánh giá bằng tính hiệu quả và tác động của chúng.
Chi phí hành chính bao gồm những gì
Chi phí để điều hành một tổ chức từ thiện được gọi là chi phí hành chính hoặc đôi khi được gọi là chi phí chung. Những chi phí này bao gồm mọi thứ cần thiết để tổ chức tồn tại và không thuộc các hạng mục gây quỹ, hoạt động chương trình hoặc hoạt động thành viên.
Chi phí hành chính hoặc quản lý thường bao gồm:
- Nhân viên nhân sự và kế toán
- Phần lương Giám đốc và nhân viên
- Công nghệ thông tin dành riêng cho cơ sở hạ tầng và vận hành
- Lập báo cáo thường niên
- Vật tư văn phòng
- Tiện ích xây dựng
- Dịch vụ pháp lý
- Chi phí hội đồng quản trị
Biến đổi chi phí theo loại tổ chức
Các loại tổ chức từ thiện khác nhau yêu cầu mức chi phí khác nhau, vì vậy, mỗi tổ chức nên hướng tới tiêu chuẩn trong lĩnh vực của mình thay vì một tỷ lệ phần trăm chung cho tất cả các tổ chức từ thiện. Charity Navigator cung cấp bảng phân tích đầy đủ về tài chính lý tưởng của tổ chức được chia theo loại hình từ thiện. Nhìn chung, chi phí hành chính dưới 15 phần trăm được coi là tốt nhất, tuy nhiên cũng có những biến thể, chẳng hạn như:
- Bảo tàng đảm bảo chi phí cao hơn lên tới 17,5 phần trăm.
- Các kho thực phẩm/ngân hàng và các tổ chức từ thiện cung cấp nhân đạo phải có chi phí thấp hơn với mức trần chi phí khoảng 3 phần trăm.
- Các tổ chức tài trợ không nên thấy chi phí cao hơn bảy phần trăm rưỡi.
Phân bổ
Mỗi tổ chức phân bổ một phần tiền lương của người điều hành và nhân viên cho chi phí hành chính. Bất kỳ thời gian nào nhân viên dành để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, thay vì các dịch vụ của chương trình hoặc gây quỹ, đều được phân bổ vào danh mục chi phí hành chính. Ngoài nhân sự và nhân viên kế toán, lương của hầu hết nhân viên từ thiện không thể hoàn toàn được tính vào chi phí hành chính.
Tách chương trình
Các tổ chức có nhiều hơn một hạng mục chương trình, như nghiên cứu và giáo dục, nên tách riêng chi phí hành chính cho từng hạng mục. Điều này mang lại cái nhìn chính xác về những gì đang được chi tiêu cho từng chương trình cụ thể.
Sở thích của nhà tài trợ
Các nhà tài trợ thường yêu cầu số tiền quyên góp của họ được chuyển trực tiếp đến việc thực hiện một chương trình. Trong các nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard, các nhà nghiên cứu nhận thấy mọi người có khả năng quyên góp cho một tổ chức từ thiện mà họ biết rằng chi phí hành chính được chi trả bởi một nhà tài trợ tư nhân cao gần gấp ba lần so với một tổ chức mà khoản đóng góp của họ có thể được sử dụng cho chi phí chung. Các nhà tài trợ nên lưu ý rằng chi phí hành chính tồn tại ở tất cả các tổ chức và một số khoản quyên góp phải được đưa ra mà không hạn chế để các tổ chức có thể thực hiện các biện pháp kiểm tra cần thiết.
Ưu điểm và nhược điểm của chi phí hành chính
Có thể đưa ra nhiều kết luận khác nhau về chi phí, nhưng điều quan trọng là phải đặt chi phí hành chính phù hợp với một số tiêu chuẩn tài chính khác. Hãy xem xét tổng thể tình hình tài chính và đặt nhiều câu hỏi cho đội ngũ quản lý.
Chi phí thấp
Chi phí hành chính thấp có thể có nghĩa là tổ chức đang hoạt động rất tinh gọn và liên tục đảm bảo rằng phần vượt quá sẽ được loại bỏ khỏi ngân sách. Điều đó cũng có thể có nghĩa là tổ chức giao việc thực hiện chương trình thực tế cho các cơ quan khác và có ít chi phí. Vẫn còn một giả thuyết khác là cơ quan này đang hoạt động với ít nhân viên hơn mức cần thiết hoặc hoạt động với đội ngũ nhân viên chưa được đào tạo và trình độ kém.
Chi phí cao
Chi phí hành chính cao có thể đồng nghĩa với việc cơ quan không có đủ sự giám sát. Nhiệm vụ của nhân viên có thể không được xác định rõ ràng hoặc có thể có nhiều nhân viên làm cùng một công việc. Điều đó cũng có thể có nghĩa là tổ chức có các biện pháp kiểm tra và cân bằng tại chỗ để đảm bảo hoạt động hàng ngày tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang cũng như các khuyến nghị do các tổ chức giám sát phi lợi nhuận đưa ra. Trong những trường hợp nghiêm trọng, những chi phí này có thể cho thấy sự gian lận hoặc những khoản chi tiêu không chính đáng.
Ưu tiên và hứa hẹn
Thành công của một tổ chức từ thiện không nên chỉ được đo lường bằng những tổ chức có chi phí hành chính và chi phí chung thấp nhất. Khi thành lập một tổ chức phi lợi nhuận hoặc chọn một tổ chức để quyên góp, hãy xem xét chi phí và tác động có thể đo lường được của chúng. Một tổ chức từ thiện tuyệt vời luôn tuân thủ các ưu tiên và lời hứa của họ bằng cách tập trung nỗ lực giúp đỡ mục tiêu của họ.
