Nhiều tổ chức phi lợi nhuận có một hoặc nhiều ban cố vấn. Đúng như tên gọi, các thành viên ban cố vấn là những tình nguyện viên đưa ra lời khuyên và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc với các nhà lãnh đạo của tổ chức. Các thành viên ban cố vấn thường là những cá nhân đam mê công việc mà tổ chức phi lợi nhuận thực hiện. Nhiều người là lãnh đạo của các công ty cung cấp hỗ trợ tài chính hoặc các hình thức hỗ trợ khác đáng kể cho tổ chức. Một số chỉ đơn giản là những cá nhân quan tâm và muốn tiến xa hơn hoạt động tình nguyện cơ bản.
Ban cố vấn và Ban giám đốc
Ban cố vấn không giống như ban giám đốc (BOD) của một tổ chức phi lợi nhuận. Cả hai loại nhóm đều được tạo thành từ các tình nguyện viên, những người hào phóng chia sẻ kiến thức chuyên môn của mình để giúp đỡ tổ chức trong những khoảng thời gian (điều khoản) nhất định, nhưng họ không phục vụ cùng một chức năng. Để một tổ chức nhận được trạng thái miễn thuế từ Sở Thuế vụ (IRS), thông thường cần phải có HĐQT. Điều này không xảy ra với các ban cố vấn, vốn không bắt buộc.
- HĐQT phi lợi nhuận- Chức năng chính của HĐQT là quản trị. Thành viên HĐQT có trách nhiệm ủy thác và thay mặt tổ chức đưa ra các quyết định quan trọng. Các thành viên HĐQT phải biểu quyết để thông qua nhiều quyết định quan trọng của tổ chức, bao gồm ngân sách và các vấn đề quan trọng khác liên quan đến chiến lược, định hướng và trách nhiệm tài chính.
- Ban cố vấn phi lợi nhuận - Thành viên ban cố vấn không đưa ra quyết định thay cho tổ chức. Các thành viên ban cố vấn không có quyền biểu quyết như thành viên HĐQT và cũng không có trách nhiệm ủy thác. Ngoài việc chia sẻ lời khuyên, các thành viên ban cố vấn thường đóng vai trò gây quỹ cho tổ chức. Tuy nhiên, họ không có tiếng nói về cách sử dụng tài nguyên của tổ chức.
Vai trò và trách nhiệm của Ban cố vấn
Vai trò và trách nhiệm của ban cố vấn không giống nhau ở mọi tổ chức phi lợi nhuận. Các tổ chức phi lợi nhuận thành lập ban cố vấn để thu thập kiến thức chuyên môn và hiểu biết sâu sắc từ những người có kiến thức sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức và công việc của tổ chức, đồng thời củng cố mối quan hệ của họ với những người sẽ ủng hộ chính nghĩa cho cộng đồng lớn hơn. Một số tổ chức có nhiều ban cố vấn, mỗi ban phục vụ một mục đích khác nhau. Vai trò và trách nhiệm của ban cố vấn thường bao gồm những nội dung như:
- Fundraise - Ban cố vấn thường tìm cách quyên tiền thay mặt cho tổ chức. Các thành viên ban cố vấn thường tìm kiếm các nhà tài trợ mới hoặc liên hệ với các nhà tài trợ trước đó để yêu cầu hỗ trợ thêm cho các chiến dịch gây vốn hoặc các món quà lớn.
- Chuyên môn chuyên môn - Các tổ chức phi lợi nhuận thường có ít nhân viên nên có thể cần những hiểu biết sâu sắc của chuyên gia. Ví dụ: một tổ chức phi lợi nhuận không có nhóm công nghệ thông tin (IT) nội bộ có thể thành lập ban cố vấn CNTT để đưa ra lời khuyên trong lĩnh vực này.
- Hướng dẫn dự án đặc biệt - Một tổ chức phi lợi nhuận đang thực hiện một dự án đặc biệt có thể thành lập một ban cố vấn đặc biệt (tạm thời) để cung cấp lời khuyên và chuyên môn liên quan đến nỗ lực này.
- Thông tin chi tiết về cộng đồng - Một tổ chức phi lợi nhuận có thể thành lập một ban cố vấn gồm các cá nhân trong (các) nhóm dân cư mà tổ chức đó phục vụ. Điều này có thể giúp cung cấp những hiểu biết độc đáo về cách phục vụ tốt hơn nhu cầu của các cử tri.
- Tăng cường mức độ hiển thị/niềm tin - Một số tổ chức mời những người nổi tiếng, chính trị gia, chuyên gia hoặc các cá nhân có địa vị cao hoặc có địa vị cao khác tham gia vào ban cố vấn của họ. Điều này có thể giúp nâng cao mức độ hiển thị và/hoặc độ tin cậy tổng thể của tổ chức.
- Phát triển khả năng lãnh đạo - Những tình nguyện viên đã gắn bó được xác định là những nhà lãnh đạo tương lai có tiềm năng cao thường được mời phục vụ trong ban cố vấn. Kinh nghiệm họ có được ở đó có thể giúp họ trở thành thành viên HĐQT trong tương lai.
- Kết nối liên tục - Các tổ chức phi lợi nhuận đôi khi mời các cựu thành viên HĐQT tiếp tục đảm nhiệm vai trò cố vấn. Điều này giúp họ gắn bó nhưng không có nhiều trách nhiệm cụ thể như khi họ còn ở trong HĐQT.
- Quan hệ nhà tài trợ - Các nhà tài trợ có giá trị đô la cao, bao gồm các cá nhân và lãnh đạo doanh nghiệp có ảnh hưởng đến hoạt động từ thiện tại công ty của họ, thường được mời làm việc trong ban cố vấn. Điều này khuyến khích sự hỗ trợ tài chính liên tục.
Tổ chức phi lợi nhuận của bạn có cần Ban cố vấn không?
Ban cố vấn hầu như luôn mang lại lợi ích cho một tổ chức phi lợi nhuận ở một khía cạnh nào đó. Nếu câu trả lời cho một số (hoặc tất cả!) câu hỏi dưới đây là "có", thì bạn có thể muốn tiếp tục thành lập ban cố vấn.
- Ban giám đốc hoặc quan chức công ty có cần lời khuyên về lĩnh vực ngoài chuyên môn của họ không? Hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm các chuyên gia trong lĩnh vực này vào ban cố vấn để lấy ý kiến.
- Có vấn đề gì cần ý kiến khách quan từ cơ quan không chủ quản không? Ban cố vấn có thể phân tích và đưa ra câu trả lời một cách khách quan vì họ không có thẩm quyền quản lý đối với đơn vị.
- Ban giám đốc và nhân viên có thể xử lý một dự án đặc biệt với nguồn lực hiện tại không? Nếu không, ban cố vấn có thể cung cấp thông tin đầu vào, kỹ năng hoặc nguồn lực cho dự án đặc biệt.
- Tổ chức có được hưởng lợi từ việc nhanh chóng thể hiện uy tín trong một lĩnh vực cụ thể không? Bổ nhiệm các chuyên gia trong lĩnh vực này vào ban cố vấn là cách nhanh chóng để đạt được sự tín nhiệm trong một lĩnh vực mới.
- Tổ chức có cần nhiều thành viên hội đồng quản trị tiềm năng hơn không? Sử dụng ban cố vấn như một hình thức lập kế hoạch kế nhiệm cho các nhà lãnh đạo tình nguyện trong tương lai.
Cách thành lập Ban cố vấn phi lợi nhuận
Khi thành lập ban cố vấn lần đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc quyết định xem nhóm sẽ hoạt động đặc biệt hay thường trực. Chỉ tạo ban cố vấn đặc biệt cho các sự kiện đặc biệt hoặc các dự án giới hạn. Một ủy ban thường trực sẽ phù hợp hơn khi cần có cố vấn lâu dài. Hãy làm theo các bước sau để thành lập ban cố vấn.
- Mô tả vai trò của ban cố vấn bằng văn bản bằng cách soạn thảo điều lệ ban cố vấn trong đó xác định rõ ràng phạm vi và mục đích của nhóm cũng như những hướng dẫn và kỳ vọng chung đối với các thành viên.
- Tạo một bộ quy chế cho ban cố vấn trong đó nêu rõ nhiệm vụ và quyền hạn hạn chế của ban cố vấn, cũng như bất kỳ yêu cầu nào được áp dụng, chẳng hạn như giới hạn nhiệm kỳ hoặc các cuộc họp bắt buộc định kỳ (nếu có).
- Bao gồm mô tả chung về nhiệm vụ của ban cố vấn trong quy định. Điều này đảm bảo rằng cả ban cố vấn và thành viên HĐQT đều nhận thức được vai trò thực sự của các cố vấn.
- Xác định các nhà tài trợ, tình nguyện viên và những người khác sẽ được mời phục vụ trong diễn đàn. Lựa chọn các thành viên tiềm năng một cách cẩn thận dựa trên mục tiêu của bạn cho ban cố vấn và mức độ phù hợp giữa tài năng hoặc tầm ảnh hưởng của họ.
- Giao thành viên HĐQT hoặc nhân viên điều hành đích thân mời thành viên ban cố vấn tiềm năng tham gia. Liên hệ cá nhân phải được thực hiện bằng một lời mời bằng văn bản (email hoặc thư) yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.
- Tổ chức cuộc họp ban cố vấn ban đầu để chào đón những người chấp nhận. Giới thiệu các thành viên với HĐQT và ban điều hành và dẫn dắt cuộc thảo luận về tầm nhìn của tổ chức cũng như mục tiêu của nhóm.
- Bổ nhiệm một chủ tịch có thể lãnh đạo ban cố vấn, giám sát các cuộc họp hiệu quả và đóng vai trò trung gian giữa ban giám đốc chính thức và các cố vấn. Ban cố vấn phải họp thường xuyên và có chương trình nghị sự chi tiết.
Ví dụ về Ban cố vấn
Có rất nhiều ví dụ về ban cố vấn trong lĩnh vực phi lợi nhuận, bao gồm các tổ chức chính phủ, tổ chức từ thiện và hiệp hội nghề nghiệp.
- Viện Y tế Quốc gia (NIH) có Ban Cố vấn Ung thư Quốc gia (NCAB) bao gồm các bác sĩ và các nhà lãnh đạo ngành chăm sóc sức khỏe khác.
- Viện Nước Toàn cầu có một ban cố vấn bao gồm các nhà hoạt động, nhà khoa học và lãnh đạo doanh nghiệp, những người đam mê đảm bảo khả năng tiếp cận nước sạch trên toàn thế giới.
- Liên đoàn Động vật hoang dã Tennessee có một ban cố vấn gồm những cư dân từ khắp tiểu bang đam mê hoạt động ngoài trời và tài nguyên thiên nhiên.
- Tổ chức Phòng Thương mại Hoa Kỳ có một ban cố vấn bao gồm các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công và các cá nhân làm việc với các phòng thương mại ở từng địa điểm cụ thể.
- Hiệp hội Quản lý Nguồn Nhân lực có Hội đồng Cố vấn Thành viên (MAC) gồm các thành viên và Hội đồng Cố vấn Chuyên nghiệp Trẻ (YPAC) chỉ bao gồm các thành viên mới vào nghề.
Ban cố vấn dành cho các tổ chức phi lợi nhuận
Ban cố vấn có thể mang lại nhiều giá trị cho các tổ chức phi lợi nhuận. Một ban cố vấn với các thành viên phù hợp và hoạt động hiệu quả chỉ có thể là một tài sản. Các tổ chức phi lợi nhuận được hưởng lợi từ ban cố vấn vì các thành viên có thể giúp tìm nguồn lực để hoàn thành dự án, quyên tiền và cung cấp lời khuyên cũng như kiến thức chuyên môn rất cần thiết. Những người tham gia vào ban cố vấn cũng được hưởng lợi vì họ có được kỹ năng lãnh đạo, xây dựng mạng lưới mạnh mẽ hơn và có cơ hội thăng tiến vì mục tiêu quan trọng đối với họ.
