Tổ chức các hoạt động gây quỹ từ thiện của bạn bằng kế hoạch gây quỹ hàng năm. Nếu bạn không chắc chắn về cách tạo tài liệu hữu ích này thì một kế hoạch mẫu có thể giúp bạn bắt đầu.
Những gì cần đưa vào kế hoạch gây quỹ
Kêu gọi Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành và các nhân viên chủ chốt khác soạn thảo kế hoạch với trọng tâm là nêu chi tiết từng nhu cầu và chiến lược bạn dự định sử dụng.
Tóm tắt điều hành
Phần này là phần đầu tiên bạn đọc nhưng có thể là phần cuối cùng bạn viết vì nó chứa bản tóm tắt ngắn gọn về mục tiêu của bạn và các hành động được đề xuất để đạt được chúng. Bao gồm tổng quan về sứ mệnh của tổ chức bạn, nhu cầu tài trợ, mục tiêu huy động vốn và chiến lược trong một đoạn văn. Ví dụ: bạn có thể nói:
Maytown Recreation (MT Rec) cung cấp các hoạt động giải trí cho cư dân ở mọi lứa tuổi nhằm nâng cao ý thức cộng đồng và giúp những người khác có lối sống lành mạnh. Năm 2017, MT Rec huy động được ít hơn 5.000 đô la so với hai năm trước thông qua hoạt động gây quỹ tiêu chuẩn hàng năm. Để tăng cường nỗ lực gây quỹ cho năm 2018 và cung cấp thiết bị hiện trường mới cũng như các chương trình bơi lội cho trẻ em, MT Rec cần huy động được 20 nghìn đô la. Để cải thiện việc gây quỹ, chúng tôi đề xuất thành lập nhóm "Friends of Maytown Rec" để tập trung vào việc quyên tiền và bổ sung Giải đấu Kickball dành cho người lớn hàng năm.
Chi tiết tài trợ
Sử dụng một loạt biểu đồ cơ bản để hiển thị tất cả thông tin tài chính. Thành phần tài trợ của một kế hoạch hiệu quả bao gồm:
- Quỹ gây quỹ từ một đến ba năm qua, được chia nhỏ theo người gây quỹ
- Tài khoản mà cụ thể là lợi nhuận gây quỹ đã được sử dụng vào năm ngoái
- Nhu cầu tài trợ hàng năm hiện tại và dự kiến, chia theo chương trình/dự án
| Nguồn | Thực tế 2017 | Dự kiến 2018 |
|---|---|---|
| Tài trợ của Chính phủ | ||
| Nhà tài trợ cá nhân | ||
| Phí chương trình | ||
| Họp bơi | ||
| Bữa tối mì Ý | ||
| Chạy 5K | ||
| Những người bạn của MT Rec | ||
| Giải đấu bóng đá |
Thực hiện
Thành phần này sẽ chỉ định quy trình mà kế hoạch sẽ được thực hiện. Bao gồm các chi tiết như ngày, mốc thời gian và hành động cụ thể cho mỗi hoạt động gây quỹ. Theo ví dụ trước bạn sẽ nói:
Giám đốc MT Rec sẽ tiếp tục lên kế hoạch và điều hành Giải bơi lội và chạy 5K hàng năm. Các tình nguyện viên hiện tại và cư dân thị trấn mục tiêu thường xuyên tham gia các chương trình MT Rec và những người gây quỹ sẽ được yêu cầu tham gia hội đồng Friends of MT Rec gồm 5 đến 8 người. Hội đồng này sẽ đảm nhận việc lập kế hoạch và điều hành bữa tối spaghetti hàng năm, phụ trách giải đấu kickball mới và kêu gọi quyên góp của các cá nhân và doanh nghiệp thông qua các chiến dịch gửi thư và gọi điện hai năm một lần.
Lịch phát triển
Phần này chứa lịch hàng năm, biểu đồ Gantt hoặc công cụ lập kế hoạch quản lý dự án khác cùng với lịch trình về thời điểm các hoạt động gây quỹ khác nhau được nêu sẽ diễn ra.
Quản lý kế hoạch
Thêm chi tiết trong phần này về cấu trúc báo cáo và đánh giá tiến độ hoặc mục tiêu.
Tiếp tục ví dụ được giải thích trước đó, đoạn này có thể đọc:
Tất cả các bên tham gia sẽ gặp nhau mỗi tháng một lần hoặc khi cần thiết để báo cáo tiến độ trong giai đoạn lập kế hoạch cho các sự kiện liên quan. Vì tất cả các hoạt động gây quỹ này, ngoài việc kêu gọi quyên góp của cá nhân và doanh nghiệp, diễn ra trong những tháng mùa xuân và mùa hè, cuộc họp tháng 9 sẽ bao gồm đánh giá chính thức về từng hoạt động gây quỹ.
Kết luận
Phần kết của kế hoạch gây quỹ phải có phần tường thuật tổng quan về những gì đã được quyết định trong kế hoạch và việc hoàn thành các mục tiêu đã nêu có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức. Ví dụ: phần này có thể đọc:
Thông qua việc thành lập chương trình Friends of MT Rec và ngoài giải đấu Kickball, MT Rec sẽ tăng số tiền gây quỹ của chúng tôi thêm 10 nghìn đô la trước tháng 12 năm 2018. Quỹ này sẽ cho phép bổ sung thêm hai lớp học bơi mầm non mỗi tuần và một lớp thể dục nhịp điệu dưới nước mỗi tuần từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 20 tháng 8, cùng với các bàn thắng, quả bóng đá và lưới bóng chuyền mới. Chúng tôi hy vọng sẽ phục vụ thêm ba mươi cư dân với các chương trình và vật tư này.
Hiểu tầm quan trọng của kế hoạch gây quỹ
Các kế hoạch gây quỹ phục vụ cùng một mục đích cho các tổ chức phi lợi nhuận giống như các kế hoạch kinh doanh dành cho các công ty công và tư nhân vì lợi nhuận. Nếu tổ chức từ thiện của bạn cần quyên tiền để duy trì hoạt động của các chương trình thì một kế hoạch vững chắc sẽ giúp bạn đi đúng hướng.
Khi nào cần lập một kế hoạch chính thức
Soạn thảo một kế hoạch mới vào đầu mỗi năm tài chính và sử dụng kế hoạch đó để định hướng nỗ lực huy động tiền trong suốt cả năm. Xem lại kế hoạch hiện tại của bạn thường xuyên và sửa đổi khi cần thiết để đảm bảo bạn tiếp tục đạt được tiến bộ. Nếu hoạt động gây quỹ không thành công, kế hoạch nên được sửa đổi để bao gồm các biện pháp bù đắp mục tiêu đã bỏ lỡ bằng cách bổ sung các chiến lược bổ sung hoặc sửa đổi các dịch vụ được cung cấp.
Học từ ví dụ
Không có một cách "đúng" nào để soạn thảo kế hoạch gây quỹ. Mỗi tài liệu phải phản ánh tính chất riêng biệt của tổ chức mà nó đại diện. Xem xét các ví dụ về tài liệu đã được các đơn vị khác sử dụng có thể là một cách tuyệt vời để lấy cảm hứng cho kế hoạch của bạn.
