Nếu bạn sắp vắng mặt ở văn phòng trong thời gian nghỉ thai sản, chắc chắn bạn nên thiết lập tính năng trả lời tự động cho tài khoản email của mình. Bằng cách đó, sẽ không có ai gửi tin nhắn và thắc mắc tại sao họ không nhận được tin tức gì từ bạn hàng tuần (hoặc thậm chí hàng tháng!) sau đó. Việc bạn muốn tiết lộ lý do vắng mặt hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Điều quan trọng là bạn cho phép những người gửi email cho bạn biết rằng bạn dự kiến sẽ vắng mặt ở văn phòng trong một thời gian dài và hướng họ đến người có thể hỗ trợ họ khi bạn vắng nhà.
1. Tin nhắn nghỉ thai sản chung có ngày
Nếu mục tiêu của bạn là thiết lập một thông báo nghỉ thai sản cơ bản nêu rõ lý do bạn nghỉ làm và thời điểm bạn dự kiến quay lại, thì thông báo bên dưới là một lựa chọn tuyệt vời để sử dụng. Việc này đơn giản và mang lại cho người nhận một điểm liên lạc duy nhất.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Hiện tại tôi đang không ở văn phòng để nghỉ thai sản. Tôi dự kiến sẽ quay lại vào [điền ngày], nhưng [điền tên] sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn khi tôi vắng mặt. Vui lòng liên hệ với họ theo địa chỉ [chèn địa chỉ email] hoặc [chèn số điện thoại]. Hoặc, nếu bạn muốn đợi cho đến khi tôi quay lại, vui lòng trả lời để cho tôi biết. Trong trường hợp đó, tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể sau khi kỳ nghỉ của tôi kết thúc.
Trân trọng, [Tên của bạn ở đây]
2. Tin nhắn nghỉ thai sản chung không có ngày
Bạn có thể muốn cho mọi người biết lý do bạn vắng mặt tại văn phòng nhưng không muốn chỉ định ngày quay lại dự kiến. Nếu đúng như vậy, tin nhắn mẫu bên dưới có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.
Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện không có mặt tại văn phòng để nghỉ thai sản, vì vậy tôi trân trọng yêu cầu bạn liên hệ với [điền tên], người đảm nhận hầu hết các nhiệm vụ của tôi khi tôi vắng mặt. Bạn có thể liên hệ với họ theo địa chỉ [chèn địa chỉ email] hoặc [chèn số điện thoại]. Nếu họ không thể hỗ trợ trực tiếp, họ sẽ hướng dẫn bạn đến đúng điểm liên hệ. Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn.
Trân trọng, [Tên của bạn ở đây]
3. Tin nhắn để lại thai sản đặc biệt hài hước
Tùy thuộc vào tính cách của bạn, tính chất công việc và văn hóa công ty của bạn, bạn có thể muốn thêm một chút hài hước vào tin nhắn nghỉ thai sản của mình. Những chuyện như thế này có thể khiến người ta cười khúc khích.
Xin chào và cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi rất muốn giúp bạn nhưng tôi đang ở ngoài văn phòng để xử lý một chuyến giao hàng đặc biệt đã được thực hiện trong chín tháng! Sau một công việc quan trọng như vậy, sẽ phải mất một thời gian nữa tôi mới quay lại làm nhiệm vụ ở văn phòng. May mắn thay, [điền tên] có mặt và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của bạn. Chỉ cần liên hệ qua [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại] và họ sẽ chăm sóc bạn rất chu đáo. Tôi sẽ liên lạc sau khi tìm được đường trở lại văn phòng sau khi tôi đã học được cách điều hướng thế giới hậu cò của tã lót và sữa bột!
Trân trọng, [Tên của bạn ở đây]
4. Liên hệ cụ thể theo mối quan hệ Tin nhắn nghỉ thai sản
Tùy thuộc vào cách xử lý công việc của bạn trong thời gian nghỉ phép, bạn có thể cần cung cấp nhiều hơn một đầu mối liên hệ thay thế. Nếu các thành viên khác nhau trong nhóm đang xử lý các loại nhiệm vụ khác nhau, hãy xem xét thông báo như bên dưới.
Cảm ơn tin nhắn của bạn. Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào, nhưng tôi cần chuyển bạn đến một người liên hệ thay thế vì tôi không có mặt ở văn phòng trong thời gian nghỉ thai sản. Tôi dự kiến sẽ quay lại vào [điền ngày] nhưng đã sắp xếp với các đồng nghiệp để trả lời các câu hỏi khi tôi vắng mặt tại văn phòng.
- Nếu bạn là khách hàng hiện tại, trước đây hoặc khách hàng tiềm năng, vui lòng liên hệ [chèn tên] tại [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
- Nếu bạn làm việc với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, vui lòng liên hệ [chèn tên] tại [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
- Nếu bạn thuộc bất kỳ hình thức liên hệ nào khác, vui lòng liên hệ với [chèn tên] theo số [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự hợp tác của bạn. Tôi rất mong được nói chuyện với bạn sau khi tôi trở lại văn phòng.
Trân trọng, [Thêm tên của bạn]
5. Người liên hệ cụ thể theo Tin nhắn nghỉ thai sản của Dự án
Thay vì gửi email đến những người cụ thể dựa trên bản chất mối quan hệ của họ với công ty, bạn có thể cần hướng mọi người đến những người liên hệ cụ thể trong dự án. Nếu đúng như vậy, hãy xem xét một tin nhắn như bên dưới.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Tôi hiện đang nghỉ thai sản và dự kiến sẽ trở lại văn phòng trước [điền ngày]. Trong khi đó, những cá nhân khác đã được phân công vào các dự án mà tôi thường thực hiện. Vui lòng liên hệ với người liên hệ thích hợp từ danh sách bên dưới và người điền thông tin cho tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn.
- Nếu bạn có thắc mắc về dự án [chèn dự án, chèn dự án hoặc chèn dự án], vui lòng liên hệ [chèn tên] theo địa chỉ [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
- Nếu bạn có thắc mắc về dự án [chèn dự án, chèn dự án hoặc chèn dự án], vui lòng liên hệ [chèn tên] theo địa chỉ [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
- Nếu bạn liên hệ với tôi vì bất kỳ lý do nào khác, vui lòng liên hệ [chèn tên] theo số [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại], họ sẽ hướng dẫn bạn đến đúng người để xử lý yêu cầu của bạn.
Tôi thực sự đánh giá cao sự linh hoạt của bạn trong thời gian tôi vắng mặt tại văn phòng trong thời gian nghỉ thai sản.
Trân trọng, [Thêm tên của bạn]
6. Thư trả lời tự động nghỉ phép của cha mẹ có ngày
Nếu bạn muốn sử dụng cụm từ nghỉ phép nuôi con hơn là nghỉ thai sản, bạn có thể muốn sử dụng thông báo bên dưới. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi cụm từ trong bất kỳ tin nhắn nào ở trên.
Cảm ơn bạn đã liên lạc. Tôi không thể trả lời vào lúc này vì tôi hiện đang trong thời gian nghỉ sinh con. Tôi dự định trở lại làm việc vào [điền ngày]. Trong thời gian chờ đợi, [điền tên] sẽ xử lý các yêu cầu kinh doanh khi tôi đi vắng. Vui lòng liên hệ với họ theo số [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại] để được hỗ trợ. Ngoài ra, nếu bạn muốn đợi cho đến khi tôi quay lại, vui lòng liên hệ lại sau [lặp lại ngày trở lại dự kiến].
Trân trọng, [Điền tên]
7. Thư trả lời tự động nghỉ phép của cha mẹ không ghi ngày
Đối với tin nhắn nghỉ phép của cha mẹ không bao gồm ngày trở lại dự kiến, bạn có thể muốn chọn một tin nhắn dọc theo dòng bên dưới.
Xin chào, Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang vắng nhà trong kỳ nghỉ phép của cha mẹ nên đã sắp xếp với [điền tên] để xử lý tin nhắn của tôi. [Chèn tên] là [chèn chức danh hoặc vai trò với công ty] và sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào dành cho tôi. Vui lòng liên hệ với họ theo địa chỉ [chèn email] hoặc [chèn số điện thoại].
Trân trọng, [Điền tên]
8. Tin nhắn Vắng mặt Kéo dài
Nếu bạn muốn tránh việc tự động thông báo tư cách cha mẹ mới của mình cho những người gửi email cho bạn tại nơi làm việc, hãy cân nhắc việc soạn thảo một tin nhắn chỉ đơn giản nói rằng bạn đang nghỉ làm kéo dài.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Vì tôi hiện đang nghỉ phép kéo dài, vui lòng chuyển câu hỏi của bạn đến [điền tên], một đồng nghiệp đang che bàn làm việc của tôi khi tôi đi vắng. Bạn có thể liên hệ với họ theo số [chèn số điện thoại] hoặc [chèn địa chỉ email]. Cảm ơn trước vì sự linh hoạt của bạn.
Trân trọng, [Điền tên]
9. Tùy chọn Trả lời Tự động Nghỉ phép Cá nhân
Nếu bạn không muốn đề cập đến việc bạn là cha mẹ mới nhưng bạn muốn sử dụng một cụm từ ít mơ hồ hơn "nghỉ phép kéo dài", thay vào đó hãy cân nhắc sử dụng cụm từ "nghỉ phép cá nhân". Thông báo mẫu bên dưới có thể truyền tải giọng điệu bạn muốn sử dụng.
Tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn, nhưng hiện tại tôi không có mặt ở văn phòng để nghỉ phép cá nhân. Tôi dự kiến sẽ quay lại trước [chèn ngày] nhưng bạn không cần đợi cho đến khi tôi quay lại để nói chuyện với người có thể hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bạn. [Chèn tên], a(n) [chèn chức danh công việc] trong nhóm của tôi sẽ sẵn lòng trợ giúp. Bạn có thể liên hệ với họ theo số [chèn số điện thoại] hoặc [chèn địa chỉ email]. Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự thông cảm của bạn.
Trân trọng, [Tên của bạn ở đây]
Tùy chọn tin nhắn nghỉ thai sản vắng mặt
Hãy thoải mái sử dụng bất kỳ thông điệp nào ở trên phù hợp với bạn. Bạn thậm chí có thể muốn kết hợp một số tùy chọn để tinh chỉnh thông điệp hoàn hảo cho mình. Đừng đợi đến phút cuối cùng mới quyết định. Suy cho cùng, chuyến hàng đặc biệt của bạn có thể sẽ đến sớm hơn một chút so với dự kiến của bạn!
