Mỗi công ty, bất kể quy mô, đều nên đặt ra các mục tiêu kinh doanh để giúp doanh nghiệp luôn phát triển. Các mục tiêu hiệu quả nhất là SMART - cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời. Ưu điểm của việc sử dụng triết lý SMART trong việc thiết lập mục tiêu bao gồm cải thiện sự tập trung và rõ ràng, cung cấp khuôn khổ chung cho sự hợp tác và thảo luận cũng như tạo ra xu hướng hành động.
Xác định mục tiêu THÔNG MINH
Mục tiêu và mục tiêu SMART có thể được áp dụng theo nhóm hoặc được sử dụng bởi từng nhân viên, người quản lý hoặc doanh nhân. Viện Công nghệ Massachusetts khuyên bạn nên đặt những câu hỏi sau để tạo mục tiêu SMART:
- S:Mục tiêu cụ thể là gì?
- M: Mục tiêu có thể đo lường được không? Làm thế nào để xác định được mục tiêu đã đạt được?
- A: Mục tiêu có thể đạt được không?
- R: Mục tiêu có thực tế so với kỳ vọng về hiệu suất hoặc sự phát triển nghề nghiệp không?
- T: Mục tiêu có bị ràng buộc về thời gian không? Khi nào mục tiêu này sẽ hoàn thành?
Một số tổ chức thay thế các từ khác trong từ viết tắt; ví dụ: 'thực tế' có thể được thay thế bằng 'có liên quan' để làm nổi bật thực tế rằng mục tiêu phải liên quan đến mục tiêu tổng thể của công ty.
Ví dụ về mục tiêu SMART
Bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào cũng có thể áp dụng kỷ luật SMART trong việc đặt mục tiêu. Các chi tiết sẽ khác nhau nhưng các câu hỏi đều phù hợp với mọi tình huống.
Bán hàng
Không: Tăng doanh số bán hàng lên 50 phần trăm
Thay vào đó: Để đáp ứng mục tiêu bán hàng là đặt trước 1.000 USD cho các đơn đặt hàng hàng năm, hai nhân viên bán hàng bổ sung sẽ được thuê để tăng doanh số bán các vật dụng màu đỏ lên 10% trong quý đầu tiên, 15 phần trăm trong quý thứ hai, 5 phần trăm trong quý thứ ba và 20 phần trăm trong quý thứ tư.
Tại sao: Mục tiêu rất cụ thể (các vật dụng màu đỏ), có thể đo lường được và có thể đạt được. Dự án đã được cung cấp nguồn lực thực tế và các mục tiêu đã được sắp xếp chu đáo trong năm để phù hợp với các điều kiện kinh doanh. Mục tiêu liên kết trở lại một mục tiêu cấp cao hơn. Hơn nữa, nó có thời hạn (sẽ hoàn thành trong một năm với các mục tiêu hàng quý).
Sản xuất
Không: Cải thiện chất lượng sản phẩm lên 25 phần trăm
Thay vào đó: Để đáp ứng mục tiêu hàng năm của công ty là giảm sai sót xuống dưới 2% sản phẩm được vận chuyển, quy trình kiểm tra và thử nghiệm mới sẽ giảm 20% số máy bơm bị nứt khi vận chuyển phần trăm mỗi quý, với dữ liệu được theo dõi hàng tuần để đảm bảo tuân thủ.
Tại sao: Mục tiêu là cụ thể (tập trung vào máy bơm), có thể đo lường được (với sự gia tăng cải thiện hàng quý và theo dõi hàng tuần để luôn có trách nhiệm với mục tiêu), có thể đạt được (thông qua các quy trình mới), thực tế (hiệu suất được cải thiện đều đặn), kịp thời và phù hợp với mục tiêu lớn hơn của công ty.
Thực hành y tế
Không:Giảm 50 phần trăm sự vắng mặt của nhân viên
Thay thế: Để đáp ứng mục tiêu thực tế là giảm 50% tình trạng nhân viên vắng mặt, ban quản lý sẽ triển khai chương trình an toàn và sức khỏe nhân viên mới bao gồm các mô-đun đào tạo hàng tháng, thiết bị vệ sinh hiện đại mới, và cải thiện quy trình tiếp nhận bệnh nhân, với kết quả được theo dõi hàng quý.
Tại sao: Mục tiêu phải cụ thể và có thể đạt được (tập trung vào việc cung cấp cho nhân viên những công cụ phù hợp để đạt được mục tiêu), có thể đo lường được, thực tế và dựa trên thời gian.
Kế toán
Không: Cải thiện thời gian thanh toán của khách hàng lên 25 phần trăm
Thay vào đó: Loại bỏ những sai sót trong việc lập hoá đơn cho khách hàng, động lực chính trong thời gian thanh toán dài, thông qua hệ thống kế toán mới và đào tạo văn thư, được thực hiện trong thời hạn ba tháng; kết quả cần được theo dõi hàng tháng để luôn đi đúng mục tiêu.
Tại sao: Mục tiêu cụ thể cho lĩnh vực vấn đề đã được xác định, có thể đo lường được, có thể đạt được dựa trên các nguồn lực, phù hợp và có giới hạn về thời gian.
Nhà hàng
Không: Giảm chi phí thực phẩm xuống 20 phần trăm
Thay vào đó: Để đáp ứng mục tiêu giảm 20% chi phí thực phẩm của công ty, hoạt động giám sát của ban quản lý sẽ tập trung vào việc giảm lãng phí thực phẩm, bao gồm cả hư hỏng và phế liệu, 10% mỗi tháng trong sáu tháng, sau đó là 6 phần trăm trong sáu tháng, được theo dõi hai tuần một lần.
Tại sao: Mục tiêu là cụ thể (tập trung vào chất thải để giảm chi phí), có thể đo lường được bằng cách theo dõi thường xuyên, thực tế với các mục tiêu cải tiến tăng dần giúp giảm theo thời gian, có giới hạn thời gian, và phù hợp với mục tiêu cấp cao hơn.
Mức độ chi tiết phù hợp
Về bản chất, mục tiêu phải là những tuyên bố chiến lược cấp cao. Chi tiết về cách đạt được mục tiêu nằm trong kế hoạch chiến thuật. Vì vậy, người quản lý nhà hàng đang tập trung vào vấn đề lãng phí thực phẩm (mục tiêu SMART) biết rằng sản phẩm hư hỏng, đặc biệt là rau bina, là nguyên nhân chính gây ra chi phí lãng phí. Anh ấy thấy rằng mình phải tìm nguồn rau bina mới hoặc thay đổi quy trình mua hàng của mình. Tuy nhiên, chi tiết này không nhất thiết phải là một phần của mục tiêu.
Các cách khác để sử dụng Mục tiêu THÔNG MINH
Mục tiêu THÔNG MINH không chỉ dành cho kinh doanh. Học sinh, huấn luyện viên, nghệ sĩ, cặp đôi và gia đình có thể áp dụng phương pháp này trong hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống. Ví dụ:
- Một học sinh có thể mong muốn đạt điểm A liên tục trong tất cả các lớp của mình. Khi áp dụng các câu hỏi SMART vào tình huống, cô ấy nhận ra rằng mục tiêu không thực tế vì cô ấy đang tham gia một khóa học đầy thử thách, có một công việc bán thời gian và chơi trong một đội bóng đá cạnh tranh.
- Một cặp đôi quyết định lấy lại vóc dáng có thể sử dụng phương pháp này để vạch ra kế hoạch. Họ có thể phát triển các mục tiêu THÔNG MINH để hợp lý hóa việc tập trung vào việc giảm cân thông qua chế độ ăn thuần chay trong thời hạn ba tháng.
Tại sao Mục tiêu THÔNG MINH lại hiệu quả
Nhà tư vấn kinh doanh George Doran đã phát triển khái niệm mục tiêu SMART vào năm 1981. Ông ủng hộ việc các nhà quản lý sử dụng triết lý này để "đóng khung tuyên bố về kết quả cần đạt được". Khi các mục tiêu và kết quả mong đợi được xác định và truyền đạt, mọi người sẽ có động lực ngừng trì hoãn và nỗ lực hướng tới mục tiêu. Sự quan tâm thiết thực đến các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời mang lại kỷ luật để giúp mọi người và các nhóm nâng cao cơ hội thành công.
